Założenia logistyki

Podstawą działania logistyki są matematyka i algorytmy, które przewidują (szacują) przyszłość na podstawie przeszłości. Kluczowe założenie to, że przyszłość da się wiarygodnie oszacować na podstawie przeszłości oraz że klienci zachowują się statystycznie.

Uwaga. „logistyka to matematyka”. Matematyka to język, taki sam jak polski czy angielski, ale z jednym wyjątkiem. W tym języku nie da się kłamać. Dlatego logistyka to dobre miejsce, aby zakwestionować obietnicę, jaką Koncept składa klientowi. Tu nie liczą się emocje czy siła przekonywania, tylko fakty i skutki, te zaś są prawdziwe i co najważniejsze, mierzalne.

1. Klient zachowuje się statystycznie.

Choć każdemu klientowi wydaje się, że jest wyjątkowy i ma unikalne potrzeby, to ich zachowania da się przewidzieć. Nie da się oczywiście określić, co zrobi ten konkretny, ale da się przewidzieć, że 20% z nich zachowa się tak, a 80% inaczej. Dla logistyki to wystarczy, ona przecież poza indywidualnymi zamówieniami nie zajmuje się pojedynczymi osobami.

2. Przyszłość można przewidzieć na podstawie przeszłości.

A przynajmniej prognozować z dużym prawdopodobieństwem. Ponieważ klienci zachowują się statystycznie, to można złożyć jak zachowają się w przyszłości. Tu wyzwaniem są tylko zdarzenia, które nie mają swojej przeszłości, np. sprzedaż zupełnie nowego produktu.

3. Towar trudno dostępny jest bardziej ceniony, gdyż wydaje się wyjątkowy.

Poza tym bardziej wyszukane towary na ogół i tak nie są „na stanie”, gdyż mało kto je kupuje. Ta zasada wystarczy, żeby określić typ dostępności tych towarów jako na zamówienie.

4. Klient nie chce czekać.

Kiedy już się na coś zdecydował, chce to mieć od razu, tu może nawet przestać mieć znaczenie różnica w cenie. Jednak to dotyczy tylko powszechnych, masowych i zwykle tanich towarów. Dla drogich obowiązuje zasada, że towar trudno dostępny staje się pożądany.

5. Zapas niszczy rentowność.

W firmach handlowych zapas to największe aktywo i największy „konsument” kapitału obrotowego. 70% firm handlowych upada właśnie ze względu na złe zarządzanie zapasem, a nie przez niski zysk. Dlatego zapas niszczy zwrot na kapitale i logistyka powinna go unikać. Na szczęście wkracza zasada, że wystarczy, że na coś wygląda.

6. Perception is everything, czyli nieważne jak jest, ważne jak wygląda.

To zasada, która pozwala nieco „oszukać” regułę 80/20 i oszczędzić na zapasie. Chodzi o to, żeby na ekspozycji były pojedyncze sztuki czy wręcz makiety, czasem tylko materiały marketingowe. Dopóki klientowi wydaje się, że jest pełno, a ten konkretny towar, którego szuka jest dostępny, to zastępowanie innych towarów wyglądem nie ma wpływu na sprzedaż, a bardzo pomaga rentowności.

7. Logistyka próbuje narzucić innym zasady, gdyż sama jest dobrze zorganizowana.

Jest też rozliczana z efektywności, próbuje więc ją osiągnąć. I robi to zwykle w najłatwiejszy dla siebie sposób czyli narzucając innym własne zasady. Ci inni mierzą się też z zupełnie nieuporządkowanym otoczeniem czyli z klientem końcowym, więc narzucenie im sztywnych, choć efektywnie działających zasad może zaowocować usztywnieniem systemu, którego klienci nie zaakceptują. Dostawy będą tanie, gdyż w opakowaniach zbiorczych, do tego będzie mało zniszczeń transportowych, za to będzie brakowało towaru albo niezbędny do zapewnienia dostępności zapas bezpieczeństwa będzie zbyt wysoki. Logistyka pełni funkcją usługową, to oni są dla innych, a nie inni dla nich. I to oni powinni się dopasować. Dlatego kluczowym pytaniem staje się, z czego tak naprawdę logistykę rozliczać?

Z czego rozliczać logistykę? 

Tylko z tego, na co ma wpływ. Lepiej też nie rozliczać jej z rotacji zapasu czy z udziału kosztów logistycznych w sprzedaży. To spowoduje tylko szkody, logistyka będzie miała dobre wyniki, ale cała firma ucierpi. Najlepiej rozliczać ją z poziomu dostępności towaru i kosztu jej zapewnienia.

1. Rotacja zapasu.

Jakość pracy logistyki można mierzyć poziomem rotacji zapasu. Ale z rotacją jest jak z opornością w fizyce, to iloraz napięcia i natężenia prądu, choć nie zależy ani od napięcia, ani od natężenia. Rotacja też nie zależy od zapasu ani od sprzedaży, tylko mierzy ich proporcję. Każda branża ma swoją typową rotację, ale nawet w tej samej branży o poziomie zapasu decyduje Model Biznesowy konkretnej firmy, np. generowanie ruchu przez szerokość oferty, za co ceną jest wydłużona rotacja.

2. Udział kosztów logistycznych w sprzedaży.

W dobrze zorganizowanej firmie handlowej te koszty zwykle oscylują około 3-4% wartości sprzedaży netto, choć w biznesach, gdzie wozi się ciężki lub bardzo drogi towar może to być nawet 10%. Jednak zamiast się odnosić do średniej branży, lepiej się odnosić do obietnicy własnego Konceptu Sprzedażowego i rentowności Modelu Biznesowego. Jeśli obietnica jest dotrzymywana, a Model jest rentowny, to logistyka dobrze działa.

Przykład – udział kosztów logistyki. W firmie udział kosztów logistycznych to 3%, podczas gdy średnia branży to 2%. To kwestia obietnicy wysokiej dostępności oferty (95%). Firma sprawdziła, że obniżenie kosztów logistyki do 2% udziału w sprzedaży oznacza spadek dostępności do 80%. Firma zyskałaby 1% pp. rentowności, ale zapłaciła utraconą sprzedażą na 15% niedostępnej części oferty (różnica obecnej dostępności 95% i oczekiwanej 80%). Nawet jeśli 1/3 utraconej sprzedaży zostanie skompensowana przez efekt substytucji, gdzie klienci zamiast brakującego produktu X kupują Y, to i tak firma straci 10% sprzedaży, co przy marży 40% oznacza o 4% gorszy wynik. Netto to strata 3%.

3. Udział % magazynu centralnego w przepływach towarów.

Są firmy, które mierzą jakość logistyki udziałem % towaru (najczęściej wartościowo), który przechodzi przez magazyn centralny w stosunku do całego wolumenu zakupu lub sprzedaży. Ma to o tyle sens, że łatwiej towar w magazynie kontrolować, łatwiej zamówić i łatwiej poradzić sobie z minimum logistycznym. W dodatku towar znajduje się wtedy w jednym miejscu, co lepiej buforuje zmienność sprzedaży i dostaw. Jednak trzeba oceniać ten parametr w połączeniu z zapewnieniem poziomu dostępności i tego kosztem. W dodatku zapas to w części „muł”, który się odkłada i zalega właśnie w magazynie centralnym, gdzie jest dużo miejsca i nikomu nie przeszkadza.

Uwaga. „kiedy należy posiadać magazyn centralny?” To zależy. Jeśli dostawcy oferują długi LT (Lead Time) lub wysokie minimum logistyczne (mdq), a poziom dostępności powinien być wysoki, to magazyn centralny jest najlepszym rozwiązaniem.

4. Poziom dostępności.

Dla logistyki to punkt wyjścia i podstawa działania. Wychodząc od tego poziomu powinna pracować nad kosztami operacyjnymi i zamrożonym kapitałem. I to jest najlepszy sposób pomiaru czy logistyka dobrze pracuje.