Umowa fulfillment

Umowa fulfillment – Co powinno znaleźć się w kontrakcie z zewnętrznym partnerem 3PL?

Umowy piszą prawnicy. Tymczasem to nie oni z nich korzystają, oni tylko zabezpieczają swój interes (a przy okazji interes ich klientów). Starają się więc tak sformułować zapisy, aby w przyszłości było łatwo wygrać ewentualny proces. Tymczasem celem umowy nie jest wygranie procesu, tylko zapobieganie mu. Czy to jednak jest w interesie tych, którzy piszą i negocjują umowę?  Lepiej się zastanowić, jak ułożyć wzajemne relacje, aby strony były zadowolone ze współpracy, a do sporu w sądzie w ogóle nie doszło.

Co zawrzeć w umowie? Powinna powstać lista obowiązków. I to obowiązków obu stron, nie tylko usługodawcy, także we wspólnym interesie. Jakie to obowiązki, o których trzeba pamiętać w umowie? Oto kilka najważniejszych.

Szukasz zewnętrznego partetnera fulfillment?

Odezwij się do nas, nasi specjaliści prześlą Ci indywidualną ofertę.

Przygotowanie towaru.

Chodzi o przygotowanie towaru do fulfillment, czyli do operowania nim przy przyjęciu, rozlokowaniu w magazynie, złożenia i przygotowania zamówień, a później do spakowania go i wysyłki. Do tego będzie potrzebna wiedza o produkcie.

  • Kartoteka towarowa

      1. Jednoznaczna identyfikacja (np. SKU czy EAN)
      2. Wymiarowanie produktów 
      3. Wymiarowanie opakowań jednostkowych
  • Opakowania zbiorcze

      1. Czy występują, 
      2. Wymiary opakowań
      3. Liczba na palecie
  • Dostawy
      1. Jak są dostarczane
      2. Jak często przychodzą
      3. Orientacyjna liczba SKU i opakowań w dostawie
  • Awizacja dostaw
      1. Z jakim wyprzedzeniem
      2. Jaka forma
      3. Co ma zawierać awizacja
  • Składanie zamówień
      1. Forma
      2. Do kiedy mają być składane i wysyłane („deadline”)
  • Magazynowanie
      1. Dopuszczalna ilość pomyłek
      2. Dopuszczalne ubytki
  • Pakowanie
      1. Rodzaj opakowań
      2. Wymiary opakowań
      3. Wypełnienie
  • Wysyłki
      1. Lista kurierów
      2. Kto zamawia kuriera
      3. Godziny odbioru
  • Procedura przyjmowania zwrotów
      1. Awizacja zwrotów
      2. Kiedy zwrot przyjmowany
      3. Statusy towarów zwróconych

Przygotowanie rozliczeń.

  • Lista operacji cennikowych
      1. Lista czynności, które będą płatne
      2. Opłaty stałe, np. za administrowanie
      3. Zasady zmiany opłat, np. zmiana liczby sztuk w opakowaniu
      4. Rozliczenie materiałów, np. opakowań
      5. Zasady refakturowania, np. opłaty za kurierów
  • Uzgodniona specyfikacja operacji do faktury
      1. Jakie operacje powinny być specyfikowane
      2. Czy powinno znajdować się rozliczenie w czasie
  • Wycena operacji niestandardowych
      1. Sposób zlecania operacji niestandardowych
      2. Stawka za operację (wycena, pracochłonność itd.)
  • Termin płatności
      1. Od wystawienia f-ry
      2. Od końca m-ca
  • Indeksacja inflacyjna

Przygotowanie integracji systemowej.

Integracja systemowa to konieczność. 

    1. Wybór metody integracji systemowej (przed podpisaniem umowy)
      1. Rozwiązanie dedykowane
      2. Wyspecjalizowany program („z rynku”)
      3. Rozwiązanie autorskie operatora 3pl
    2. Jakie dane powinny być dostępne
    3. Sposób dostępu do danych (on-line, batch)
    4. Sposób składania zamówień i ich śledzenia
    5. Testowa baza danych  – sprawdzenie działania przed uruchomieniem
    6. Odpowiedzialność za integrację
      1. Działania, jeśli następują awarie
      2. Czas reakcji na awarie

Przygotowanie przeprowadzki.

Jeśli strony się dogadają, trzeba będzie przenieść całą operację, a nie tylko zapas. Do tego trzeba się przygotować i najlepiej zapisać zasady w umowie (może jako aneks do głównej?)

  • Przygotowanie towaru do wysyłki
      1. Jaki ma być stan towaru
      2. Oznakowanie
  • Wyznaczenie terminu przeprowadzki
      1. Musi być wzajemnie uzgodniony
      2. Należy określić oczekiwany czas trwania
      3. Trzeba wyznaczyć osoby kontaktowe po obu stronach
  • Czas trwania przeprowadzki
      1. Uwzględnia dostępność partnera 3pl
      2. Uwzględnia możliwość przygotowania towaru
      3. Business interruptions – kiedy przeprowadzka najmniej zaszkodzi
  • Transport
    1. Kto go organizuje
    2. Kto go zamawia
  • Procedura przyjęcia (jeśli niestandardowa)
    1. Awizacja
    2. Procedura liczenia
    3. Konfrontacja z danymi w kartotece

Skontaktuj się z nami