Umowa fulfillment - Co powinno znaleźć się w kontrakcie z zewnętrznym partnerem 3PL?

Spis treści

Umowy piszą prawnicy. Tymczasem to nie oni z nich korzystają, oni tylko zabezpieczają swój interes (a przy okazji interes ich klientów). Starają się więc tak sformułować zapisy, aby w przyszłości było łatwo wygrać ewentualny proces. Tymczasem celem umowy nie jest wygranie procesu, tylko zapobieganie mu. Czy to jednak jest w interesie tych, którzy piszą i negocjują umowę? Lepiej się zastanowić, jak ułożyć wzajemne relacje, aby strony były zadowolone ze współpracy, a do sporu w sądzie w ogóle nie doszło.

Co zawrzeć w umowie? Powinna powstać lista obowiązków. I to obowiązków obu stron, nie tylko usługodawcy, także we wspólnym interesie. Jakie to obowiązki, o których trzeba pamiętać w umowie? Oto kilka najważniejszych.

Szukasz zewnętrznego partnera Fulfillment?

Odezwij się do nas, nasi specjaliści prześlą Ci indywidualną ofertę.

Przygotowanie towaru.

Chodzi o przygotowanie towaru do fulfillment, czyli do operowania nim przy przyjęciu, rozlokowaniu w magazynie, złożenia i przygotowania zamówień, a później do spakowania go i wysyłki. Do tego będzie potrzebna wiedza o produkcie.

Kartoteka towarowa
1. 1. Jednoznaczna identyfikacja (np. SKU czy EAN)
  2. Wymiarowanie produktów
  3. Wymiarowanie opakowań jednostkowych
Opakowania zbiorcze
1. 1. Czy występują,
  2. Wymiary opakowań
  3. Liczba na palecie
Dostawy

1. 1. Jak są dostarczane
  2. Jak często przychodzą
  3. Orientacyjna liczba SKU i opakowań w dostawie

Awizacja dostaw

1. 1. Z jakim wyprzedzeniem
  2. Jaka forma
  3. Co ma zawierać awizacja

Składanie zamówień

1. 1. Forma
  2. Do kiedy mają być składane i wysyłane („deadline”)

Magazynowanie

1. 1. Dopuszczalna ilość pomyłek
  2. Dopuszczalne ubytki

Pakowanie

1. 1. Rodzaj opakowań
  2. Wymiary opakowań
  3. Wypełnienie

Wysyłki

1. 1. Lista kurierów
  2. Kto zamawia kuriera
  3. Godziny odbioru

Procedura przyjmowania zwrotów

1. 1. Awizacja zwrotów
  2. Kiedy zwrot przyjmowany
  3. Statusy towarów zwróconych

Przygotowanie rozliczeń.

Lista operacji cennikowych

1. 1. Lista czynności, które będą płatne
  2. Opłaty stałe, np. za administrowanie
  3. Zasady zmiany opłat, np. zmiana liczby sztuk w opakowaniu
  4. Rozliczenie materiałów, np. opakowań
  5. Zasady refakturowania, np. opłaty za kurierów

Uzgodniona specyfikacja operacji do faktury

1. 1. Jakie operacje powinny być specyfikowane
  2. Czy powinno znajdować się rozliczenie w czasie

Wycena operacji niestandardowych

1. 1. Sposób zlecania operacji niestandardowych
  2. Stawka za operację (wycena, pracochłonność itd.)

Termin płatności

1. 1. Od wystawienia f-ry
  2. Od końca m-ca

Indeksacja inflacyjna

Przygotowanie integracji systemowej.

Integracja systemowa to konieczność.

1. Wybór metody integracji systemowej (przed podpisaniem umowy)
  1. Rozwiązanie dedykowane
  2. Wyspecjalizowany program („z rynku”)
  3. Rozwiązanie autorskie operatora 3pl
2. Jakie dane powinny być dostępne
3. Sposób dostępu do danych (on-line, batch)
4. Sposób składania zamówień i ich śledzenia
5. Testowa baza danych – sprawdzenie działania przed uruchomieniem
6. Odpowiedzialność za integrację

1. 1. Działania, jeśli następują awarie
  2. Czas reakcji na awarie

Przygotowanie przeprowadzki.

Jeśli strony się dogadają, trzeba będzie przenieść całą operację, a nie tylko zapas. Do tego trzeba się przygotować i najlepiej zapisać zasady w umowie (może jako aneks do głównej?)

Przygotowanie towaru do wysyłki

1. 1. Jaki ma być stan towaru
  2. Oznakowanie

Wyznaczenie terminu przeprowadzki

1. 1. Musi być wzajemnie uzgodniony
  2. Należy określić oczekiwany czas trwania
  3. Trzeba wyznaczyć osoby kontaktowe po obu stronach

Czas trwania przeprowadzki

1. 1. Uwzględnia dostępność partnera 3pl
  2. Uwzględnia możliwość przygotowania towaru
  3. Business interruptions – kiedy przeprowadzka najmniej zaszkodzi

Transport

1. Kto go organizuje
2. Kto go zamawia

Procedura przyjęcia (jeśli niestandardowa)

1. Awizacja
2. Procedura liczenia
3. Konfrontacja z danymi w kartotece

Umowa fulfillment - FAQ

Co to jest umowa fulfillment i dlaczego jest ważna?

Umowa fulfillment to kontrakt zawierany pomiędzy firmą a zewnętrznym partnerem logistycznym, który zajmuje się obsługą magazynową, pakowaniem i wysyłką zamówień. Ważne jest, aby w umowie fulfillment jasno określić zakres usług, warunki współpracy oraz odpowiedzialności obu stron, co zapewnia sprawną realizację zamówień i minimalizuje ryzyko błędów.

Jakie elementy powinna zawierać umowa fulfillment?

Umowa fulfillment powinna zawierać kluczowe informacje, takie jak zakres usług, harmonogram realizacji, warunki magazynowania, kwestie związane z reklamacjami, oraz procedury rozwiązywania umowy. Istotne jest także określenie odpowiedzialności za uszkodzenia towarów oraz terminy płatności.

Czy w umowie fulfillment należy uwzględnić SLA?

Tak, w umowie fulfillment warto zawrzeć Service Level Agreement (SLA), który określa standardy jakości obsługi, takie jak czas realizacji zamówień, czas odpowiedzi na zgłoszenia reklamacyjne oraz wskaźniki wydajności logistycznej. SLA pomaga monitorować efektywność partnera 3PL i zapewnia zachowanie wysokiej jakości usług.

Jakie są korzyści z podpisania umowy fulfillment z partnerem 3PL?

Umowa fulfillment z partnerem 3PL umożliwia firmie skoncentrowanie się na głównych działaniach, takich jak marketing czy sprzedaż, powierzając logistykę profesjonalistom. Dobrze sformułowana umowa fulfillment minimalizuje ryzyko opóźnień, optymalizuje koszty oraz zapewnia elastyczność w zarządzaniu zapasami i zamówieniami.

Co zrobić w przypadku niezgodności lub sporów w ramach umowy fulfillment?

W umowie fulfillment warto uwzględnić mechanizmy rozwiązywania sporów, takie jak mediacje lub arbitraż, które pomogą rozwiązać ewentualne konflikty bez konieczności angażowania sądów. Dobrze sformułowane procedury rozwiązywania sporów zapewniają szybkie i sprawne zażegnanie problemów oraz ochronę interesów obu stron.

Edyta Pogorzelska

Zadzwoń

Napisz maila