Efektywność magazynu

Magazynem rządzi efektywność – jak zadbać o jej zwiększenie?

Magazynem rządzi efektywność.

Magazynowanie jest częścią triady logistycznej, bez niego trudno zarządzać dostępnością i zapasem. Jednak wszystkie magazyny działają mniej więcej tak samo, raczej każdy umie to zrobić. Więc ich znaczenie nie zależy od tego, co robią (bo wszyscy robią to tak samo), ale ile to kosztuje.

Uwaga. „dobry magazyn”. Magazynowanie to czynność standardowa. W dobrze zorganizowanym magazynie nowy pracownik powinien się wdrożyć po dwóch godzinach pracy. To dowód, że procedury są przejrzyste i proste. Przecież przewaga konkurencyjna magazynowania nie jest budowana na kreatywnych rozwiązaniach, tylko na efektywności, prostocie i przejrzystości.

Efektywność wykorzystania infrastruktury magazynowej zależy od dopasowania jej do potrzeb Modelu Biznesowego. Infrastruktura tworzy też ramy dla efektywności pracy magazynierów i określi potencjalną wydajność magazynu. Popełnione przy jej tworzeniu błędy trudno naprawić, a naprawa będzie uciążliwa i kosztowna, ugodzi też w wypełnianie obietnicy dla klienta.

Można wyróżnić 3 warstwy infrastruktury magazynowej „twardej”. 

Twarda infrastruktura magazynowa

Szukasz partnera magazynowego?

Zapoznaj się z naszą ofertą.

Magazyn.

Pierwszą tworzy wielkość magazynu, układ i wysokość regałów, wielkość placu manewrowego wewnątrz magazynu (rampy), liczba i układ doków ładunkowych, wyposażenie, w tym liczba i rodzaje wózków magazynowych. 

Procedury.

Druga warstwa to procedury – dni i godziny otwarcia, struktura organizacyjna, system WMS, procedury przyjęcia, rozlokowania towaru, procedury zbiórki zamówień, pakowania i przygotowania wysyłek, ale też system ochrony przed kradzieżami.

Porządek.

Trzecia warstwa to porządek – co można w uproszczeniu sprowadzić do zasady właściwy produkt, we właściwym miejscu i właściwej ilości.

Część „twarda” infrastruktury jest rzadko zmieniana, za to starannie planowana przed uruchomieniem magazynu. Jednak nie da się z niej uczynić podstawy przewagi konkurencyjnej, gdyż tu zasady są proste i znane wszystkim od lat. Poza dopasowaniem do specyfiki Modelu Biznesowego (np. przez wielkość magazynu czy rodzaj regałów) trudno tu o jakieś specyficzne kompetencje.

Infrastruktura „twarda” stanowi podstawę dla infrastruktury „miękkiej”. To bieżące działanie magazynu, które już może stać się polem do zbudowania przewagi konkurencyjnej. Kluczem jest tu oczywiście efektywność wykorzystania „miękkiej” części infrastruktury. 

Tu również można wyróżnić 3 warstwy infrastruktury „miękkiej”.

Układ towaru.

Zaczyna się od układu towaru na półkach i zaprojektowaniu ścieżki zbiórki (aby było wygodnie, ale przede wszystkim szybko). 

Stosowanie procedur.

Druga warstwa to umiejętność zastosowania i wykorzystania procedur – tu może być bardziej albo mniej sprawnie.

Pracownicy.

Trzecią warstwę tworzą pracownicy. To oni przestrzegają procedur lub je lekceważą.

W efekcie wykorzystania infrastruktury magazynowej można określić, coś co można nazwać efektywnością wykorzystania infrastruktury magazynowej. Efektywność wykorzystania infrastruktury magazynu jest wypadkową efektywności infrastruktury „twardej” i „miękkiej”. Zacząć trzeba od efektywności kosztowej części „twardej”.

Efektywność kosztowa

To powszechny sposób liczenia efektywności magazynu. Wlicza się tu koszty operacyjne, takie jak czynsz, płace czy koszty energii.

Uwaga. „wyliczyć czy wykorzystać”? Efektywność warto wyliczyć, ale głównie po to, aby coś z tą wiedzą zrobić. Tymczasem duża część kosztów magazynowania jest stała, ustalona dawno temu. Magazyn ma jakąś wielkość, wysokość, czynsz i lokalizację. To wprawdzie także da się zmienić, ale jest trudne, kosztowne i bardzo szkodzi bieżącej działalności. Lepiej skoncentrować się na tej części kosztów, którą łatwo zmienić, głównie na wydajności pracy.

Operacyjnie o rentowności magazynu decyduje stopień wykorzystania infrastruktury (wypełnienie przestrzeni), a przede wszystkim wydajność pracy. Zwykle ok. 1/3 kosztów to czynsz, 1/3 to płace magazynierów, a pozostała 1/3 to reszta kosztów. Mając koszty funkcjonowania magazynu można je odnieść do wartości sprzedaży czy do liczby m3, jakie przeszły przez magazyn.

Uwaga. „koszt m3 własnego towaru”. To ogólny, ale przydatny wskaźnik. Warto sprawdzić, jaki firma miała średnia wartość zapasu w magazynie w cenach zakupu. Teraz trzeba sprawdzić, ile ten zapas zajmował przestrzeni i uzyska się średnią wartość 1m3. Nawet firmy, które handlują bardzo zróżnicowanym towarem mają tę średnią bardzo stabilną. Ta liczba bardzo się przyda przy projektowaniu magazynów i strumieni transportowych.

Wynik na poziomie 2,2% sprzedaży jest akceptowalny. Sytuacja zmieni się jednak, jeśli doda się koszt długu, jaki magazyn zaciągnął i wpływ posiadania magazynu na zapas i poziom dostępności.

Dług magazynowy

(2) Część kosztów wpływających na efektywność magazynu ujawnia się dopiero po pewnym czasie. Można powiedzieć, że w czasie swojego funkcjonowania magazyn żyje „na kredyt”. A rozliczenie kredytu następuje dopiero z czasem, najczęściej przy rocznej inwentaryzacji. Ale część odsetek płaci się wcześniej, przez utrudnione operacje, trudność znalezienia towaru, braki itd.

Ten dług składa się z co najmniej trzech elementów. Pierwszy to koszt niezgodności, to skala błędów, pomyłek czy kradzieży oraz uszkodzeń infrastruktury, które zostaną ujawnione dopiero po pewnym czasie. Drugi składnik to niezadowoleni klienci, którzy na razie się nie skarżą, ale są niezadowoleni, powoli też narasta w nich frustracja. Trzecim składnikiem są źle wykonane czy wcale nie wykonane operacje magazynowe, które zostały pominięte czy odłożone „na potem”, ale które kiedyś trzeba będzie wykonać i za to zapłacić.

Niezgodności.

Ujawnią się w momencie inwentaryzacji, wtedy trzeba będzie za nie zapłacić. Do tego wcześniej utrudnią pracę, przez szukanie i pomyłki

Błędy, pomyłki, różnice inwentaryzacyjne.

Tu po prostu się nie zgadza, powinno być 50 sztuk, a jest 40. Żeby nie blokować procesu wydawania takie niezgodności są „omijane”, np. zmieniane jest zlecenie, aby się zgadzało. W końcu jednak prawda wyjdzie na jaw, gdy stany magazynowe porówna się z systemem finansowo-księgowym. Tak jak pracownicy sprzedaży przede wszystkim starają się sprzedać, tak pracownicy magazynu przede wszystkim starają się wydać z magazynu. To zrozumiałe podejście, jednak często staje się źródłem błędów.

Błędy magazynowe powstają najczęściej w momencie przyjmowania dostawy. To tu źle się liczy, źle rejestruje. Te błędy ciągną się potem przez cały proces logistyczny, przysparzając kosztów, wydłużając procesy, gdy wszyscy szukają tego, co powinno być, ale nie można tego znaleźć. 

Uwaga. „krocząca inwentaryzacja”. Jeśli firma czeka z weryfikacją błędów do rocznej inwentaryzacji, będą się mnożyć. Regułą powinna być inwentaryzacja, jeśli stan towaru spadnie poniżej 3-ch sztuk.

Kradzieże.

Dla magazynu są jak pomyłki, stan się nie zgadza. Różnica polega na sposobie zapobiegania i konsekwencjach dla pracownika, ale logistycznie to brak. Trzeba je zauważyć, gdyż często firma nie ma ich świadomości. Zwykle nie giną ostatnie sztuki, więc strat nie widać aż do inwentaryzacji. Wskazówką może być śledzenie rozbieżności i nie w pełni zrealizowanych zamówień.

Uszkodzenia towarów.

Uszkodzenia są ukrywane przez magazynierów jeszcze staranniej niż pomyłki. Tym razem bowiem wina jest ewidentna. Ale to ukrywanie ma dla firmy gorsze skutki niż ich akceptacja i odpisywanie uszkodzonego towaru. Inaczej uszkodzenie towaru odkryje klient końcowy, nie kupi, a do tego trzeba jeszcze będzie poczekać, aż dotrze pełnowartościowy towar.

Uszkodzenia infrastruktury.

W tym zniszczona podłoga, wózki, uszkodzone regały. Jeśli zniszczenia przebiegają w tempie amortyzacji, nie ma problemu poza operacyjnym. Jednak magazyn rozliczany z efektywności przestaje szanować sprzęt, a ukrywa zwiększony poziom uszkodzeń.

Niezadowolenie klientów.

Klienci mogą być zewnętrzni, np. odbiorcy indywidualni, ale mogą też być wewnętrzni, jak placówki. Dla magazynu ich obsługa to chwila prawdy. Jeśli będzie się często mylił, to z czasem klienci, niezależnie czy wewnętrzni czy zewnętrzni, przestaną tolerować pomyłki i odejdą albo znajdą sobie nową obsadę istniejącego magazynu. Jeszcze gorsza jest utrata zaufania, co prowadzi do zwiększenia poziomu zapasu bezpieczeństwa, aby zabezpieczyć się przez opóźnieniami czy niezgodnościami. To może kosztować więcej niż utracona sprzedaż. 

Zaległości.

To nierozpakowane zwroty, niewyjaśnione dostawy, zalegający stary towar. Z czasem trzeba będzie za to zapłacić, np. w postaci zajętego miejsca czy dodatkowej pracy. Jeśli magazyn jest rozliczany z efektywności, przestaje wykonywać część czynności, jeśli nie są niezbędne. Szczególnie dotyczy to czynności pracochłonnych, trudnych czy nielubianych. W efekcie rośnie wydajność, jednocześnie rośnie hałda nierozpakowanych zwrotów czy niewyjaśnionych pomyłek. Zaległości to także towary problematyczne i niewyjaśnione. Te czekają w kącie, aż ktoś się nimi zajmie w wolnej chwili. Ta chwila jednak nadchodzi dopiero wtedy, gdy nie ma już innego wyjścia.

Z ukrytymi kosztami magazynowania („długiem”) nie należy się godzić. Najlepiej im zapobiegać, a jeśli się nie uda, to przynajmniej walczyć ze skutkami. Ukrytym kosztom najlepiej zapobiegają dobrze wdrożone i przestrzegane procedury magazynowe. Zacząć trzeba od uświadomienia sobie problemu i jego skali, a to oznacza przeprowadzenie inwentaryzacji. Ponieważ pełnej się tak łatwo nie da, trzeba zacząć od kroczącej.

Kroczące inwentaryzacje.

Częste inwentaryzowanie całego magazynu jest kosztowne, a często nawet niewykonalne. Dlatego trzeba postawić na kroczące inwentaryzacje, czyli sprawdzać stan zapasu wybranych towarów. Zasadą jest, że to nie magazyn ma wybierać, co inwentaryzować, tylko ta część firmy, której zależy, aby stany były prawidłowe. To może być dział handlowy, może to robić księgowość. Samo przeprowadzenie inwentaryzacji lepiej powierzyć wyspecjalizowanej jednostce kontroli wewnętrznej, a przynajmniej poddać to ich wyrywkowej kontroli.

Jak wybierać produkty do kroczącej inwentaryzacji? W pierwszym rzędzie to towary, na których nie zgadzał się stan w trakcie realizacji wydań z magazynu. Ale warto też sprawdzać stan produktów o dużej wartości jednostkowej czy takie, które dobrze rotują.  

Różnice netto i różnice brutto.

W efekcie inwentaryzacji powstają dwie listy niezgodności. Pierwsza to lista produktów, których brakuje. A druga to te, które się odnalazły. Większość firm łączy te listy, wtedy liczba wynikowa zwana różnicą inwentaryzacyjną netto. Ta liczba jest miarą kradzieży i uszkodzeń. Ale warto też stany ujemne dodać do dodatnich, wtedy powstanie różnica brutto. To będzie wtedy miara bałaganu, równie groźnego dla efektywności magazynowania jak kradzieże. 

Uszczelnienie magazynu.

Uszczelnienie można rozwiązać na dwa sposoby. Można wszystko liczyć i to na każdym etapie procesu i wszystko sprawdzać, a można uszczelnić drogi możliwego wyjścia towaru z magazynu poza firmę. Wtedy jest mniej liczenia, a jedyne zagrożenie to błędy.

Wpływ posiadania magazynu na poziom dostępności i zapas.

To zostało omówione przy okazji zarządzania zapasem. Tu trzeba tylko przypomnieć, że z tytułu posiadania magazynu dostępność produktów raczej wzrośnie, podobnie jednak niestety jak zapas. Dostępność nie zawsze jednak pomoże, w efekcie kanibalizacji wewnętrznej sprzedaży. Za to koszt wzrostu zapasu to prawdziwy koszt. Ten koszt może być tak duży, że może podważyć sens istnienia magazynu. Jeśli jak w przykładzie magazynowanie kosztowało 2,2% sprzedaży, to same koszty wyprzedaży Grupy D będą wyższe. A magazyn wręcz prowokuje do przechowywania Grupy D, tam nikomu nie przeszkadza. A przecież Grupa D to nie jedyny problem, tak z wielkością, jak i strukturą zapasu. Jeśli jednak firma dojdzie do wniosku, że bez magazynu sobie nie poradzi, musi go zaprojektować. I to tak, żeby był dopasowany do jej Modelu Biznesowego.

Skontaktuj się z nami