Umowa fulfillment - Co powinno znaleźć się w kontrakcie z zewnętrznym partnerem 3PL?
Spis treści
Umowy piszą prawnicy. Tymczasem to nie oni z nich korzystają, oni tylko zabezpieczają swój interes (a przy okazji interes ich klientów). Starają się więc tak sformułować zapisy, aby w przyszłości było łatwo wygrać ewentualny proces. Tymczasem celem umowy nie jest wygranie procesu, tylko zapobieganie mu. Czy to jednak jest w interesie tych, którzy piszą i negocjują umowę? Lepiej się zastanowić, jak ułożyć wzajemne relacje, aby strony były zadowolone ze współpracy, a do sporu w sądzie w ogóle nie doszło.
Co zawrzeć w umowie? Powinna powstać lista obowiązków. I to obowiązków obu stron, nie tylko usługodawcy, także we wspólnym interesie. Jakie to obowiązki, o których trzeba pamiętać w umowie? Oto kilka najważniejszych.
Szukasz zewnętrznego partnera Fulfillment?
Odezwij się do nas, nasi specjaliści prześlą Ci indywidualną ofertę.
Przygotowanie towaru.
Chodzi o przygotowanie towaru do fulfillment, czyli do operowania nim przy przyjęciu, rozlokowaniu w magazynie, złożenia i przygotowania zamówień, a później do spakowania go i wysyłki. Do tego będzie potrzebna wiedza o produkcie.
- Kartoteka towarowa
- Jednoznaczna identyfikacja (np. SKU czy EAN)
- Wymiarowanie produktów
- Wymiarowanie opakowań jednostkowych
- Opakowania zbiorcze
- Czy występują,
- Wymiary opakowań
- Liczba na palecie
- Dostawy
- Jak są dostarczane
- Jak często przychodzą
- Orientacyjna liczba SKU i opakowań w dostawie
- Awizacja dostaw
- Z jakim wyprzedzeniem
- Jaka forma
- Co ma zawierać awizacja
- Składanie zamówień
- Forma
- Do kiedy mają być składane i wysyłane („deadline”)
- Magazynowanie
- Dopuszczalna ilość pomyłek
- Dopuszczalne ubytki
- Pakowanie
- Rodzaj opakowań
- Wymiary opakowań
- Wypełnienie
- Wysyłki
- Lista kurierów
- Kto zamawia kuriera
- Godziny odbioru
- Procedura przyjmowania zwrotów
- Awizacja zwrotów
- Kiedy zwrot przyjmowany
- Statusy towarów zwróconych
Przygotowanie rozliczeń.
- Lista operacji cennikowych
- Lista czynności, które będą płatne
- Opłaty stałe, np. za administrowanie
- Zasady zmiany opłat, np. zmiana liczby sztuk w opakowaniu
- Rozliczenie materiałów, np. opakowań
- Zasady refakturowania, np. opłaty za kurierów
- Uzgodniona specyfikacja operacji do faktury
- Jakie operacje powinny być specyfikowane
- Czy powinno znajdować się rozliczenie w czasie
- Wycena operacji niestandardowych
- Sposób zlecania operacji niestandardowych
- Stawka za operację (wycena, pracochłonność itd.)
- Termin płatności
- Od wystawienia f-ry
- Od końca m-ca
- Indeksacja inflacyjna
Przygotowanie integracji systemowej.
Integracja systemowa to konieczność.
- Wybór metody integracji systemowej (przed podpisaniem umowy)
- Rozwiązanie dedykowane
- Wyspecjalizowany program („z rynku”)
- Rozwiązanie autorskie operatora 3pl
- Jakie dane powinny być dostępne
- Sposób dostępu do danych (on-line, batch)
- Sposób składania zamówień i ich śledzenia
- Testowa baza danych – sprawdzenie działania przed uruchomieniem
- Odpowiedzialność za integrację
- Wybór metody integracji systemowej (przed podpisaniem umowy)
- Działania, jeśli następują awarie
- Czas reakcji na awarie
Przygotowanie przeprowadzki.
Jeśli strony się dogadają, trzeba będzie przenieść całą operację, a nie tylko zapas. Do tego trzeba się przygotować i najlepiej zapisać zasady w umowie (może jako aneks do głównej?)
- Przygotowanie towaru do wysyłki
- Jaki ma być stan towaru
- Oznakowanie
- Wyznaczenie terminu przeprowadzki
- Musi być wzajemnie uzgodniony
- Należy określić oczekiwany czas trwania
- Trzeba wyznaczyć osoby kontaktowe po obu stronach
- Czas trwania przeprowadzki
- Uwzględnia dostępność partnera 3pl
- Uwzględnia możliwość przygotowania towaru
- Business interruptions – kiedy przeprowadzka najmniej zaszkodzi
- Transport
- Kto go organizuje
- Kto go zamawia
- Procedura przyjęcia (jeśli niestandardowa)
- Awizacja
- Procedura liczenia
- Konfrontacja z danymi w kartotece
Edyta Pogorzelska
Zadzwoń
Napisz maila