Zarządzanie zapasem magazynowym - jak robić to poprawnie?
Spis treści
Magazynowanie przez efektywność kosztową przygotowania zamówień oraz wyzwania związane z szybkością dostarczenia staje się dla logistyki równie ważne, jak zarządzanie zapasem. Tym bardziej że zapas jest i tak niewielki. To zmiana priorytetów i potrzeba nowych kompetencji.
Uwaga. „szybka dostawa to przewaga konkurencyjna”. W e-handlu szybkość dostawy nabiera wymiaru przewagi konkurencyjnej. Firmy zdają sobie z tego sprawę, więc próbując maksymalnie skrócić ten czas, budują magazyny. Wtedy jednak wchodzą w pułapkę szerokiej oferty, ze wszystkimi wyzwaniami, jakie czekają po stronie zbudowania zapasu bezpieczeństwa.
Szeroka oferta.
Oferta firm multichannel po wejściu w fulfillment e-commerce często ulega poszerzeniu. Gracze typu pure player zwykle wprawdzie zaczynają z wąską ofertą, ale i oni z czasem ją poszerzają. To efekt tego, że online największym kosztem są pozyskanie klienta i koszt dostawy. Kiedy więc już się go zdobędzie, firma próbuje to dyskontować, oferując mu coraz więcej, aby kupił jak najwięcej. Szersze oferta to poszerzenie podstawy stożka zapasu i nieunikniony jego wzrost, chyba że firma postawi na produkty na zamówienie.
Grupy Asortymentowe.
Niezależnie od intencji firmy ten sam produkt staje się częścią wielu Grup Asortymentowych jednocześnie. To samo wino czerwone jest częścią Grupy wina czerwone wytrawne, Grupy wino na wieczór, wino na prezent, a także wino z Gruzji. Ma to konsekwencje dla sprzedaży, ale przede wszystkim dla logistyki, utrudniając przyporządkowanie systemu dostępności do produktu. W ramach jednej Grupy powinien być np. natychmiast dostępny, żeby wypełnić drabinkę asortymentową, w innej zaś ta dostępność może być na zamówienie.
Trudność prognozowania sprzedaży.
Prognozowana sprzedaż to podstawa zamawiania. Tymczasem sprzedaż internetowa zwykle podlega większym fluktuacjom niż sprzedaż tradycyjna i jest mniej przewidywalna. To przez to, że online sprzedaż w większym stopniu zależy od marketingu, a bariery wejścia i wpływu konkurencji są niższe. Nie ma też co liczyć na marketing konceptowy, który działa cały czas tak samo, spłaszczając szczyty sprzedaży. W efekcie wahania są większe, do tego mniej przewidywalne. Dokłada się to tego nieczytelny podział oferty na Grupy Sprzedażowe.
Nieczytelny podział na Grupy Sprzedażowe A/B/C/D.
Online reguła 80/20 nadal obowiązuje, jednak dla klienta cała sieć WWW jest ofertą i to spośród niej wybiera swoje 20% najlepiej rotujących produktów. W dodatku w Internecie sprzedaje się „szeroko”, ale „płytko”. To efekt sposobu generowania odwiedzalności, czasem aż 80% grupy klientów dociera bezpośrednio do poszukiwanego produktu, z pominięciem infrastruktury e-sklepu. Przez to trudno jest sterować klientem, aby wzmocnić działanie Reguły 80/20. Dla logistyki niejasny podział na Grupy Sprzedażowe oznacza utrzymywanie zapasu lub co najmniej wymaganej dostępności dla każdego SKU tak samo.
Szukasz magazynowania?
Skontaktuj się z naszym biurem telefonicznie lub wypełnij formularz.
Klienci domagają się wysokiej dostępności towaru. Gdy już coś wybiorą, nie chcą czekać.
Wprawdzie w e-commerce zawsze trzeba czekać na dostawę, ale tolerancja na długość tego czasu jest bardzo mała. Klienci wręcz często wybierają kanał sprzedaży nie ze względu na cenę, ale właśnie na dostępność. Offline kupuje się to, co się widzi, często nie wiedząc nawet o tym, czego nie widzi. A skoro nie wie, to nie przeszkadza.
Niskie stany magazynowe.
Niski koszt operacyjny e-sklepu pozwala sprzedawać z niską marżą i wciąż pozostać rentownymi. To jednak wymusza oszczędności, w szczególności kosztów logistyki, czego efektem są niskie stany magazynowe. Dla logistyki to duże wyzwanie w zestawieniu z szeroką ofertą, wymaganiem wysokiej dostępności, z trudnością wyodrębnienia Grup Sprzedażowych i przyporządkowania im poziomów wymaganej dostępności.
Najlepiej sprawdzi się model sprzedaży częściowo na zamówienie. Logistyka powinna zamawiać często małe partie towaru i zapewnić niski koszt transakcyjny. Trzeba więc stworzyć model logistyczny z wielodostępowym systemem zaopatrzenia. Trzeba zintegrować swój system WMS z dostawcami i zdecydować o modelu dystrybucji, z własnego magazynu czy w dropshipping.
W sprzedaży na zamówienie może się zdarzyć, że czegoś nie ma albo że przyjdzie później. Tu trzeba zarządzać „pozostałościami” czyli niezrealizowaną częścią zamówienia. Można przekonać klienta, żeby wybrał coś innego albo dostarczyć resztę później. Ale wtedy to już raczej na własny koszt.
Brak akceptacji dla uszkodzeń.
Offline kupuje się w takim stanie, w jakim się towar widzi. A skoro się widzi, to się akceptuje. Przy dostawie do domu wymagania klienta rosną, przeszkadzają nawet drobne uszkodzenia. To wyzwanie, szczególnie przy zwrotach. Towar musi być po zwrocie tak przygotowany do sprzedaży, aby go klient zaakceptował. Zarządzanie zapasem to wyzwanie, gdyż trzeba czuwać nad stanem produktu, a także nad jakością pakowania i wysyłki.
Magazynowanie, czyli filozofia zarządzania towarem.
W magazynie produkt traci swoje warstwy i staje się SKU czyli towarem. Idąc dalej, staje się wręcz tylko wymiarem – paletą, paczką, pudełkiem, trochę też ciężarem, umieszczanym zgodnie ze swoim wymiarem, tam gdzie jest na to miejsce i gdzie regał ma odpowiedną nośność.
Do tego dochodzi kilka wymiarów ściśle magazynowych, to jednoznaczne określenie towaru (SKU), określenie gdzie towar się znajduje, ile go się tam znajduje i kiedy przyszła dostawa.
4 magazynowe warstwy towaru pozwalają nim zarządzać. Z punktu widzenia Modelu Biznesowego firmy handlowej magazyn to funkcja usługowa wobec reszty Modelu Biznesowego, gdzie kluczowe jest dotrzymanie obietnicy dostępności złożonej klientowi.
Magazyn musi się zmieścić pomiędzy tymi wyzwaniami. A to jak potrafi mierzy jego efektywność.
Wpływ modelu biznesowego na zapas.
Dla logistyki najważniejsza jest decyzja, na co stawia firma. Są takie, które uważają że najważniejsza jest szybka dostawa i te stawiają na zapas bezpieczeństwa w magazynie centralnym. Są też takie, które nie chcą mrozić pieniędzy w zapasie i te stawiają na konsolidację dostaw od zewnętrznych dostawców. W zamian mogą zaoferować niższe ceny, choć kosztem poziomu dostępności.
Zapas w magazynie centralnym.
Jeśli firma zdecyduje się posiadać towar, to rozwiązaniem jest magazyn centralny. Wiele firm wywodzących się z tradycyjnego handlu ma go zresztą i tak. Jednak taki magazyn trzeba głęboko zreorganizować, gdyż dotychczasowa infrastruktura się nie sprawdzi. Nie sprawdzi się też dotychczasowy algorytm zamawiania.
Zapas rozproszony u wielu dostawców.
Alternatywą własnego zapasu jest zaopatrywanie się u dostawców. Tu jednak pojawi się problem minimum logistycznego i długiego czasu dostawy. Wymagane minimum jest tu zwykle duże, a czas oczekiwania w tygodniach. Dla produktów niszowych ma to sens, ale gdzie w marży znajdzie się miejsce na koszt dostawy?
Także skoordynowanie dostaw wielu produktów od wielu dostawców jest możliwe tylko dla małej skali. Jeśli liczba wysyłek przekroczy kilkadziesiąt dziennie, staje się to niewykonalne. Można załatwić to informatycznie, integrując system zamawiania z systemami magazynowymi dostawców, to jednak oznacza wiele integracji. A i tak wyzwaniem pozostanie czas oczekiwania na dostawę. Wysyłka wymaga czasu na skompletowanie zamówienia, a tu trzeba poczekać na najwolniejszego. Można wprawdzie przy każdym SKU komunikować czas dostawy i pozostawić wybór, czy czeka się na skompletowanie dostawy, czy chce część natychmiast, a część później. Trzeba się jednak wtedy liczyć z podwójną opłatą za dostawę.
System mieszany.
Gdzie część towarów dostępna jest w magazynie centralnym, a reszta od dostawców. Jeśli firma sprzedaje od lat, może ocenić, co powinna mieć w magazynie logistycznym, a czego nie musi czy nawet nie powinna. W e-commerce to się jednak może szybko zmienić, a towar pozostanie. To system, który wprawdzie łączy zalety rozwiązania a i b, ale też ich wady. Pozostanie problem minimum logistycznego i wydłużonego czasu dostawy. Jeśli jednak firma trafnie oszacuje podział na Grupy Sprzedażowe i nadąży za ich dynamiką, rozwiązanie może stać się opłacalne.
Kiedy firma zapanuje nad zapasem, musi go (ewentualnie) zmagazynować i dowieźć do klienta.
FAQ – Zarządzanie zapasem magazynowym.
Co to jest zarządzanie zapasem magazynowym?
Zarządzanie zapasem magazynowym to proces monitorowania, kontrolowania i optymalizowania poziomu towarów w magazynie. Głównym celem jest zapewnienie, że produkty są dostępne wtedy, kiedy są potrzebne, przy jednoczesnym minimalizowaniu kosztów związanych z przechowywaniem nadmiarowych zapasów.
Dlaczego zarządzanie zapasem magazynowym jest ważne?
Odpowiednie zarządzanie zapasem magazynowym pomaga unikać sytuacji, w których brakuje produktów na magazynie lub jest ich za dużo. Optymalizacja zapasów przekłada się na lepsze zadowolenie klientów, redukcję kosztów oraz sprawniejsze funkcjonowanie całej logistyki firmy.
Jakie są najczęstsze błędy w zarządzaniu zapasem magazynowym?
Najczęstsze błędy to brak aktualnych danych o stanach magazynowych, nadmierne zamawianie towarów oraz brak systemu monitorującego zużycie zapasów. Aby skutecznie zarządzać zapasami, warto wdrożyć systemy informatyczne, które pomogą śledzić zmiany w czasie rzeczywistym.
Jakie są najlepsze metody optymalizacji zapasów?
Najlepsze metody to analiza ABC (podział produktów na kategorie według wartości i obrotu), metoda Just-in-Time (zamawianie towarów na bieżąco, aby unikać nadmiaru zapasów) oraz stosowanie systemów automatyzacji, które ułatwiają zarządzanie zapasem magazynowym.
Jak technologie wpływają na zarządzanie zapasem magazynowym?
Nowoczesne technologie, takie jak systemy ERP, RFID czy sztuczna inteligencja, znacząco poprawiają zarządzanie zapasem magazynowym. Dzięki nim można na bieżąco monitorować stany magazynowe, przewidywać potrzeby klientów i minimalizować ryzyko braków towarów.
Edyta Pogorzelska
Zadzwoń
Napisz maila