Zewnętrzny fulfillment - jak się przygotować

Zewnętrzny fulfillment dla e-commerce – jak się przygotować?

Jeśli firma już korzysta z zewnętrznego fulfillment, a zdecyduje się na zmianę, to po prostu poszuka innego partnera 3pl. Negocjacje umowy pójdą łatwo, a na pewno szybko, przynajmniej jeśli chodzi o zakres, bo wiadomo czego się można spodziewać. Wiadomo też, co obecnie nie gra we współpracy, co nie pasuje, przez co firma decyduje się na zmianę i na co firma chce teraz zwrócić szczególną uwagę. To gra w otwarte karty.

Co jednak, jeśli do tej pory firma sama zajmowała się swoim fulfillment? I nie ma doświadczenia z zewnętrznym partnerem typu 3pl? Łatwo nie będzie, można też popełnić wiele błędów, które będą w przyszłości przeszkadzać. Czegoś w umowie się nie zapisze, czegoś nie uwzględni, czemuś przyda zbyt niską wagę. Czasem może skusić niska cena, czasem bliska lokalizacja, czasem złudna rekomendacja. Tymczasem fulfillment to zbyt poważna sprawa, od tego może zależeć przyszłość firmy, a nie tylko jej sukces. Lepiej się przygotować przed procesem poszukiwania.

Zanim zacznie szukać takiego 3pl partnera, powinna trochę uporządkować własne podwórko. To bardzo ułatwi poszukiwania, gdyż wiadomo, czego się szuka. Ułatwi też negocjacje, a już na pewno ułatwi przenosiny po podpisaniu umowy. Od czego zacząć?

Trzeba zebrać trochę danych.

Do tej pory często nie były potrzebne, szczególnie dla fulfillment.

  1. Ile wychodzi paczek dziennie. Wiadomo, że to zależy, że są różne dni, są promocje. Warto więc zrobić średnią
  2. Dynamika sprzedaży.
  3. Liczba sztuk w paczce.
  4. Wielkość produktów. To dana potrzebna, żeby zaplanować pakowanie.

Trzeba trochę poznać ich slang.

Każda branża ma swoją specyfikę i jeśli choć trochę się ją pozna, ułatwi to komunikację z partnerem. Jakie są tu słowa -klucze?

SKU. Inaczej referencje, rodzaje produktów.

SKU to skrót od Stock Keeping Unit, czyli jednostka magazynowa. Tu potrzebna jest jednoznaczna identyfikacja, inaczej będą błędy przy przyjęciu i wysyłkach. Zewnętrzny partner nie zrozumie „weźcie te czerwone”, więc trzeba się liczyć z potrzebą wyraźnej identyfikacji.

Miejsce pickingowe.

To dostępne w poziomu podłogi magazynu miejsce, gdzie leży konkretne SKU. Miejsce musi być wydzielone, najlepiej systemowo i faktycznie. Brak wydzielonych miejsce pickingowych bardzo zwalnia proces przygotowywania zamówienia i efektywność.

Szukasz usługi fulfillment dla swojego e-commerce?

Sprawdź naszą ofertę.

Miejsce pickingowe.

To dostępne w poziomu podłogi magazynu miejsce, gdzie leży konkretne SKU. Miejsce musi być wydzielone, najlepiej systemowo i faktycznie. Brak wydzielonych miejsce pickingowych bardzo zwalnia proces przygotowywania zamówienia i efektywność.

Foliopak, owijka, karton.

To rodzaje opakowań. Służą do różnych rodzajów towaru, foliopak jest najtańszy, ale nie chroni przed zgnieceniem.

Wypełniacz.

Wypełnienie wolnego miejsca w opakowaniu. Każdy ma swoją charakterystykę. Jedne lepiej chronią, ale są droższe, albo mniej ekologiczne. Mogą też pylić czy brudzić towar.

Opakowanie zbiorcze.

Opakowanie więcej niż jednej sztuki. Ważna jest liczba sztuk w opakowaniu, także to, czy nadaje się do postawienia na miejscu pickingowym (wtedy wycina się w nich tzw. okna).

Fulfillment.

Słowo utożsamiane z logistyką, tymczasem to tylko część magazynowa i wysyłki. Fulfillment nie obejmuje zarządzania zapasem, a to bardzo ważny parametr dla firmy handlowej.

List przewozowy.

Podstawa do powierzenia paczek kurierowi, ale też ostateczne potwierdzenie, co udało się znaleźć i zapakować, a także ile paczek zawiera wysyłka. Podstawa do potwierdzenia wysyłki.

System WMS.

System do zarządzania magazynem. Ważne jest to, że nie zapewnia integracji z systemem zleceniodawcy (do tego są specjalne systemy przejściowe), służy też do sporządzania rozliczeń. Źródło wiedzy o tym, co jest w magazynie.

Co-packing.

Dodatkowa czynność wykonywana w magazynie, np. dokładanie produktów czy robienie zestawów.

Ścieżka zbiórki.

Droga kompletowania zamówienia. To ona w największym stopniu decyduje o efektywności działania fulfillment. Najlepiej, żeby odzwierciedlała rotację produktów.

Rotacja.

W fulfillment oznacza co innego niż w logistyce. Tam mierzy się ją na poziomie produktu, tymczasem dla fulfillment liczy się liczba wysyłek. Jeśli więc jakiś produkt wychodzi w całych dużych zestawach, bo tak go klienci kupują, to może mieć dużą rotację logistyczną (wiele produktów), a niezbyt wielką dla fulfillment (mało wydań).

Integracja systemowa.

Połączenie systemu zleceniodawcy z systemem WMS operatora 3pl. Podstawa współpracy, bez niej nie da się złożyć zamówienia, nie wiadomo, co zostało wysłane czy ile jest sztuk w magazynie. Może być systemowa, ale czasem może być telefoniczna czy mailowa (choć to mało efektywne, sprawdzi się w małej skali). Zawsze trzeba o niej pomyśleć przed rozpoczęciem współpracy.

Warto policzyć własne koszty.

Ale naprawdę wszystkie, także te chwilowe czy rzadko uświadomione.

a. To oczywiście koszty bezpośrednie, jak pracownicy czy materiały. 

  1. Czy jednak firma na pewno właściwie alokuje pełne koszty najmu? Szczególnie, jeśli jest właścicielem nieruchomości?
  2. Czy uwzględnia część pensji pracowników innych działów, którzy wspomagają fulfillment, przygotowują zamówienia, drukują dokumenty?
  3. Jak firma radzi sobie ze spiętrzeniem pracy? Czy wszyscy przychodzą wtedy pomagać? A może towar czeka kilka dni, a może tygodni na przyjście i nie da się go sprzedać?
  4. Jaka jest skala pomyłek, które trzeba klientom skompensować?

b. Do tego warto policzyć koszty utraconych możliwości, np. przez to, że jakieś paczki nie wyszły albo dostawa czekała długo na rozpakowanie.

Warto zastanowić się, na czym po stronie fulfillment firmie zależy najbardziej.

Czyli jaki element obsługi logistycznej stanowi o jej przewadze konkurencyjnej. Warto to wiedzieć, gdyż partnerzy 3pl nigdy nie są równi, a różnią się tylko ceną. Jest inaczej, każdy partner zewnętrzny typu 3pl ma coś, w czym jest najlepszy, i coś w czym tylko średni. Warto znaleźć takiego, którego dobre strony pokrywają się z naszymi potrzebami. Każda firma ma inne źródło przewagi, dlatego warto ustalić, czym jest ona u nas. Co to może być?

Wysoka dostępność towaru.

Tu potrzebny będzie zapas, więc przyda się 3pl partner, który posiada dużą powierzchnię magazynową, tradycyjne wysokie regały i dużo doków ładunkowych. Tymczasem większość operatorów typu fulfillment dla e-commerce dla oszczędności ma tylko niskie regały i mało doków.

Szybka dostawa.

To nie to samo, co wysoka dostępność. Tu kluczowe jest doświadczenie operacyjne, przemyślane ścieżki zbiórki i dobrze wynegocjowane umowy z kurierami. Kurierzy odbierają towar o różnych godzinach i potrzebny jest taki partner 3pl, który może wysyłać do późna. Ważne jest też, czy operator 3pl pracuje w dni wolne, wtedy może przygotować wysyłki na kolejny dzień z wyprzedzeniem. Ważna jest też elastyczność na wypadek spiętrzenia wysyłek i naprawiania ew. problemów.

Szeroki wybór.

Tu będzie potrzebnych wiele miejsc pickingowych, a tych zawsze brakuje. Dlatego też potrzebny jest partner fulfillment, który ma pod tym względem elastyczne regały i powierzchnię na ewentualna rozbudowę asortymentu.

Wartości dodane, jak ozdobne pakowanie czy dodawanie dodatkowych produktów.

Takie operacje zaburzają procesy logistyczne i wymagają dużo kosztownej powierzchni. Nie każdy operator ma procesy przygotowane do tak dużej elastyczności.

Jakie wyzwania zgłasza obecny dział fulfillment?

Czyli, co sprawia im największą trudność. Co to może być?

Towary trudno się pakuje.

To dotyczy towarów ponadgabarytowych, ale też łatwo tłukliwych czy o nietypowych kształtach. To może sprawić trudności typowemu operatorowi fulfillment.

Towary ciężkie.

Regały mają swoją nośność i jeśli firma sprzedaje ciężkie produkty, wymaga to powierzchni na ziemi.

Towary duże.

Czyli takie, które nie mieszczą się w typowych gniazdach paletowych. To wymaga specjalnego układu magazynu i może oznaczać wyższą cenę za przechowywanie.

Są duże fluktuacje w dostawach.

Dotyczy to szczególnie firm, które sprowadzają towar kontenerami z Dalekiego Wschodu. Tu wymaganych jest dużo doków (rozładunek kontenera na długo go blokuje). Wymagana też jest elastyczność w zatrudnieniu, gdyż taki rozładunek najczęściej wykonuje się ręcznie.

Są duże fluktuacje w sprzedaży.

To wymaga dużej elastyczności po stronie zatrudnienia, ale też powierzchni na rampie i w regałach. To wymaga, żeby partner 3pl miał zawsze rezerwę.

Za mało miejsc pickingowych.

Liczba miejsc pickingowych to prawie zawsze wąskie gardło, gdyż można wykorzystać miejsce tylko do 1,8 m. Trzeba policzyć, ile ich potrzeba, a także jakiego wzrostu firma się spodziewa, np. przez wprowadzanie nowej kolekcji.

Zamawianie i wysyłka.

Zamawianie to dla e-commerce moment krytyczny. Jak to się obecnie dzieje? Czy firma robi to systemowo, czy klienci często zmieniają zamówienia, czy są one modyfikowane. Skąd też firma wie o statusie wysyłki? Czy jest zintegrowana z kurierami? Z jakimi?

  1. Jak firma obecnie zamawia (składa zamówienie do działu fulfillment). Dzwoni do magazyniera? Daje im kartkę?
  2. Jak firma obecnie pakuje wysyłki? Jakich używa opakowań (typ i rozmiar), jakiego wypełnienia, jak paczki są oznakowywane.
  3. Kurierzy. Z którymi kurierami firma współpracuje? Czy jest zadowolona, czy raczej wolałaby skorzystać z usługi w postaci korzystania z kurierów zintegrowanych z partnerem do fulfillment?

Profil poszukiwanego partnera.

W efekcie warto stworzyć profil pożądanego partnera 3pl. Inaczej to partner narzuci nam rozwiązania, a na to warto się zgodzić tylko, jeśli przekona nas, że jego rozwiązanie jest lepsze. Są jeszcze 3 pytania, na które warto odpowiedzieć. I zapisać na kartce, przystępując do poszukiwań. Oszczędzi to czas i pozwoli znaleźć dopasowanego partnera.

  1. Tanio czy pewnie?
  2. Czy na pewno musi być blisko?
  3. Jaki stopień elastyczności jest potrzebny? Elastyczność podnosi koszty..

Skontaktuj się z nami