Magazynowanie w Ecommerce – jak prowadzić?

Infrastruktura magazynowa nie jest uniwersalna. Tradycyjne magazyny wyposażone są w wysokie regały metalowe, dopasowane do przechowywania palet. Poziomy 0 i 1 bywają wykorzystywane na miejsca pickingowe, ale raczej duże, wielkości całej palety, szczególnie te na poziomie 0. Takie regały wymagają szerokich alejek do manewrowania wózkami. Organizacja przestrzeni jest bardziej zorientowana “w górę” niż na maksymalizację zagęszczenia miejsc pickingowych. To model dopasowany do klientów B2B, gdzie przeważają całe palety, czasem opakowania zbiorcze. Taka organizacja magazynu optymalizuje efektywność, przez co opłaty magazynowe są na akceptowalnym poziomie. Jednak dla e-commerce te założenia dramatycznie się zmieniają.

E-commerce zmienia podstawy organizacji magazynu. Zaczyna się od zmian infrastrukturalnych. Magazyny mogą być niższe, a więc tańsze, prawie bez regałów, wózków wysokiego podnoszenia, za to z wieloma tanimi pracownikami o niskich kwalifikacjach do przygotowania zamówień.

Dla e-logistyki najlepszym rozwiązaniem wydają się papierowe regały z 5-6 poziomów miejsc pickingowych lub wielopoziomowa antresola. Antresola pozwala wykorzystać całą wysokość magazynu, czasem 10-12 m. Dzięki temu alejki mogą być wąskie, 0,9-1 m, gdzie wózki widłowe nie mogą się poruszać, co jednak wystarcza dla wózków sklepowych i pracowników z koszykami.

Szukasz magazynu dla ecommerce?

Zapoznaj się z naszą ofertą i skontaktuj się z nami.

Wymagania lokalizacyjne.

W tradycyjnej logistyce o lokalizacji magazynu decydują koszty wynajmu i rozwiązania transportowe. W e-commerce liczą się wygoda dotarcia pracowników, wygoda tworzenia opisów, a zwłaszcza zdjęć, bliskość baz kurierskich, możliwość odbioru własnego przez klienta czy dostępność dużej liczby tanich, nisko wykwalifikowanych pracowników.

Bliskie związki z kupcami.

Wymaga tego np. podejmowanie decyzji o akceptacji jakości dostawy, w tym zwrotów. Stany magazynowe są niskie, więc każda reklamacja jakościowa może skończyć się brakami. A magazyn staje się jedynym miejscem, gdzie można zdecydować, czy produkt nadaje się do sprzedaży. Tę decyzję musi podjąć kupiec, a nie logistyk. Więc musi mieć blisko.

Przygotowywanie opisów i zdjęć.

W magazynie często powstają opisy, a tym bardziej zdjęcia produktów. Tylko tam jest natychmiastowy i bezpośredni dostęp do towaru, którego wcześniej być może nikt z firmy nawet nie widział. Jednak przygotowanie opisów i zdjęć wymaga specjalistycznej wiedzy i wyposażenia, a specjalistyczne firmy rzadko znajdują się na skrzyżowaniu autostrad. Dlatego warto przewidzieć w magazynie takiego miejsca do robienia zdjęć.

Bliskie lokalizacje baz kurierskich.

Szybka dostawa w e-commerce to postawa. Żeby ją zapewnić, kluczowe może być zlokalizowanie magazynu blisko baz przeładunkowych firm kurierskich. Wtedy kurier może pojawić się nawet bardzo późno i dostawa spakowana np. do 22-giej wciąż może dotrzeć do klienta następnego dnia rano. A jeśli firma sama dowozi do klientów, ważna staje się bliskość do potencjalnych odbiorców. Wtedy może się okazać, że drogi magazyn w mieście staje się ważniejszy niż niska cena wynajmu. Szczególnie że magazyn nie musi być wysoki i duży.

Szybkie dostawy uzupełniające.

Wielu e-sklepów posiada w zapasie tylko część oferty, a wtedy kluczowy staje się czas dostawy produktów uzupełniających, ważniejszy nawet niż koszt. Warto więc posiadać magazyn tam, gdzie często małym dostawcom jest łatwo i wygodnie dostarczyć małe ilości.

Samodzielny odbiór i zwrot.

To opcja często wykorzystywana przez klientów. Jeśli sami coś odbiorą, to będzie taniej, pewniej i można obejrzeć towar przed odbiorem. Także zwroty wygodnie odwieźć samemu. A to oznacza magazyn zlokalizowany w mieście, gdzie łatwo i szybko dojechać. Alternatywą stają się paczkomaty, to jednak tylko rozwiązanie transportowe.

W świecie logistyki B2B to raczej wyjątek, w e-commerce codzienność. Do tego zwroty typu B2B są zwykle opisane i łatwe do identyfikacji. Te od klienta końcowego trafiają jak chcą i kiedy chcą. Do tego część klientów nadużywa tego prawa i zwraca po użytkowaniu. To radzenie sobie z nie lub źle oznakowanymi zwrotami bez awizacji to zupełnie nowa umiejętność, której tradycyjna logistyka musi się długo uczyć. A już przywracanie produktów do pełnowartościowości handlowej to zupełnie nowy obszar. Trzeba sporządzić szczegółową tabelę statusów towaru, kiedy go odrzucić, kiedy przyjąć, co z nim zrobić i jak ew. przywrócić do stanu, w którym może wrócić na półkę.

Bliskość taniej siły roboczej o niskich kwalifikacjach.

Koszt przygotowania wysyłki jest dla e-logistyki kluczowy, więc koszt pracowników też jest ważny. Na szczęście operacje magazynowe e-commerce są uproszczone, do czego wystarczą niewykwalifikowani pracownicy.

Powierzchnia.

B2B wymaga dużych powierzchni z regałami organizującymi przestrzeń „w górę”. E-commerce, aby być wydajnym i efektywnym wymaga dużej gęstości miejsc pickingowych, a wysokość ma znaczenie wtórne.

Regały.

Tu różnice są największe. Tradycyjne wysokie regały metalowe z gniazdami paletowymi doskonale sprawdzą się w B2B, jednak dla e-commerce staną się nieefektywne i kosztowne w eksploatacji. Tu liczy się liczba miejsc pickingowych/m2, kosztem szerokości alejek i pojemności miejsc pickingowych.

Miejsca pickingowe.

Pochodna rodzaju regałów. Obsługa B2B wymaga dużych miejsc pickingowych, często rozmiaru standardowej palety. A jeśli nie wszystko zmieści się na dole i trzeba będzie zdejmować z wyższych poziomów, to ponieważ chodzi o całe palety, problemu nie będzie. W e-commerce miejsca pickingowe mogą być mniejsze (nie ma zapasu, zbiórka dotyczy pojedynczych produktów), za to wszystkie SKU muszą być w zasięgu ręki.

Infrastruktura do realizacji zbiórki towarów.

W B2B wystarczy wózek widłowy, ew. paletowy z dużym kartonem na wózku paletowym. Koszyki zdarzą się rzadko, dominują palety i opakowania zbiorcze. W e-commerce koszyki sklepowe i wózki sklepowe to podstawa do zbierania zamówień. Ale jeszcze ważniejszy jest układ towaru i ścieżka zbiórki, pod kątem optymalizacji zdobi, jaką pokonuje osoba zbierająca zamówienie. Także procedura uzupełniania miejsc pickingowych staje się krytyczna, gdyż ich pojemność jest mała i towar często kończy się w czasie zmiany.

Rampy.

Tu nie ma wielkiej różnicy, czy obsługuje się palety czy e-commerce. No, może to szczególnym wymogiem jest, że e-commerce minimalizując zapas zaczyna na szerszą skalę korzystać z systemu cross-dock. Wtedy towary są zamawiane pod konkretną sprzedaż i są dołączane do reszty zamówienia od razu na rampie. To wymaga więcej miejsca, ale przede wszystkim zaawansowanych rozwiązań po stronie systemu WMS. Pełne palety wymagały wielu operacji wejścia/wyjścia, a więc tam im więcej doków, tym lepiej. W e-commerce wolumen jest mniejszy, za to wydaje się kartony. Potrzeba mniej ramp, za to więcej miejsca do pakowania i przyjmowania zwrotów.

Wózki widłowe.

Doskonałe do tradycyjnej logistyki B2B, przydadzą się też do rozładunku w e-commerce. Ale już wózki wysokiego podnoszenia w e-commerce staną się zbędne, choćby ze względu na wysokość regałów i szerokość alejek.

Niskie stany magazynowe.

Online sprzedaje się szeroko, więc duży zapas na wszystkich produktach będzie kosztowny. Mały zapas oznacza wiele małych, za to często dostaw.

Niewielkie częste dostawy.

Dla magazynu to brak składowana paletowego zapasu na górnych półkach. Magazyn może być niższy, bez kosztownych wysokich regałów i obsługujących je wózków, łatwiej też go np. ogrzać. Przez to magazyn może być tańszy i w bardziej „miejskiej” lokalizacji.

Uwaga. „uniwersalne regały czy wygoda zbierania zamówień?” W e-commerce ominują zbiórki z niskich półek, a opakowania zbiorcze są rozrywane, więc zamiast na uniwersalność lepiej postawić na dostosowanie do produktów. Prawie nie ma tu wózków widłowych, więc regały mogą być z kartonu.

Liczne miejsca PLOC.

Z punktu widzenia organizacji magazynu chodzi o liczbę, rodzaj, ale i o lokalizacje typu PLOC. Miejsc musi być dużo, gdyż oferta jest szeroka, muszą też być dopasowane do przechowania transportowego minimum logistycznego, gdyż tak właśnie przychodzić będzie towar. Wszystkie też muszą być zlokalizowane w zasięgu rąk pracowników.

Wysoka efektywność w przygotowaniu zamówień.

W e-commerce zamówień jest wiele, a wymagania co do czasu i jakości ich przygotowania wysokie. Efektywność staje się więc kluczowym elementem procesu magazynowania. Trzeba się do tego przygotować, dopasować system WMS, przemyśleć system multipicking, przygotować miejsca do pakowania (zadbać o pola odkładcze).

Dopasowany system WMS.

Pozornie systemy WMS są uniwersalne. Jednak próba wykorzystania, co już mają jest błędem. Systemy dzieli filozofia działania, tradycyjne WMS optymalizują wykorzystanie przestrzeni, a te do e-commerce pracochłonność. System, który zarządza optymalnym wypełnieniem przestrzeni, gorzej sobie radzi z pojedynczymi SKU i sztukami produktów. Na e-WMS spoczywa też większy ciężar niż na WMS tradycyjnym. Tam to procedury rządziły infrastrukturą, wspierani kompetencjami pracowników, tu WMS przejmuje funkcje procedur. Pracownicy wykonują w większości proste operacje i to system ma im powiedzieć, jakie, gdzie i kiedy trzeba je wykonać.

W B2B głównym składnikiem kosztu jest czynsz, w e-commerce wynagrodzenia (dużo ręcznej pracy). Także same produkty są trudniejsze do zbierania (to pojedyncze sztuki), w bardzo różnych często kształtach i wielkości w jednym zamówieniu. Teoretycznie pomogłaby automatyzacja, jednak ta sprawdzi się tylko przy bardzo dużej skali działania, elastyczne rozwiązania są bowiem bardzo kosztowne. Z drugiej strony pracownicy powinni być tani (jest mało marży do podziału), więc system IT powinien ich wyręczać w jak największym stopniu.

System IT dla e-commerce nie może jednak tylko zarządzać magazynem, jak to jest w B2B. Musi integrować system sprzedaży klienta (e-sklepu) i jednocześnie kurierów (listy przewozowe!). Dokumenty powinny się drukować w momencie zakończenia pakowania paczki, jednocześnie przekazując o tym informację do systemu e-sklepu. Tego oczekuje klient końcowy, przyzwyczajony do śledzenia statusu swojej paczki. A to oznacza, że albo system WMS trzeba bardzo rozbudować, albo zintegrować za pomocą zewnętrznego rozwiązania. Rozbudowa jest ryzykowana, gdyż wciąż trzeba by go uaktualniać, zmieniają się bowiem rozwiązania e-commerce, jak i systemy kurierskie, dochodzą też wciąż nowi kurierzy.

W e-commerce ważna jest pracochłonność przygotowania wielu małych wysyłek. Często warto sięgnąć do nieznanego w tradycyjnej logistyce multipicking, czyli do zbierania wielu zamówień jednocześnie. Pojawi się potrzeba zaawansowanych algorytmów wyznaczania ścieżki zbierania towarów. Ważne są też raporty efektywności na poziomie pracownika i czynności.

Niezbędne będzie zarządzanie towarem, który ma dopiero nadejść, dobierania opakowania wysyłkowego do objętości produktów czy integracji z systemami kurierów. Przyda się też zarządzanie statusem zwróconych towarów, które bywają uszkodzone, bez metki, pogniecione. System powinien też umożliwiać uzupełnianie miejsce pickingowych w czasie realizacji zamówienia. Jest też tak wiele produktów, operacji, statusów i lokalizacji, że ręczne nimi zarządzanie jest praktycznie niemożliwe. Jeśli dodać do tego wielu klientów, to bez automatyzacji się nie obejdzie.

System powinien być zintegrowany z systemami dostawców. To warunek sprawnego rozliczenia, ale przede wszystkim informacji, co, gdzie i w jakiej ilości się znajduje. Integracja systemowa ma też znaczenie handlowe. Klienci końcowi widzą stan zapasu na dany moment, mogą też śledzić co dzieje się z ich przesyłką. A to zwiększa zaufanie, czyli przekłada się na wyższą konwersję w sprzedaży. To cechy, których tradycyjne WMS nie mają, a przynajmniej nie jest to ich najlepiej opracowana funkcja.

Multipicking.

To zbiórka wiele zamówień na raz, osobno albo do jednego kosza, a rozsortowanie nastąpi na etapie sprawdzania. Multipicking pojawił się wraz z e-commerce, gdy okazało się, że to sposób na oszczędność czasu przy przygotowaniu zamówienia.

Zamówienia jednoproduktowe.

To szczególny rodzaj zamówień i należy je szczególnie traktować. Najlepiej wydzielić je w osobną ścieżkę postępowania, dać im także osobne strefa odkładcza. Te zamówienia są bowiem proste, a dzięki temu można je szybko przygotować i wysłać. Jeśli zostaną skierowane do ogólnej ścieżki przygotowania zamówień, to zostaną zrealizowane, ale firma nie wykorzysta możliwości, aby wykorzystać ich potencjał szybkiego przygotowania. Można je wydzielić już na etapie zbierania z półek, ale najlepiej tylko je osobno sprawdzać i pakować. Tu bowiem jest największa różnica w przygotowaniu wysyłek wielu produktów i tylko jednego.

Specjalizacja miejsc sprawdzania i pakowania.

Obok miejsca pakowania muszą pojawić się pola odkładcze, gdzie towar oczekuje. Same miejsca do pakowania muszą być zaplanowane zgodnie z naczelną zasadą logistyki e-commerce czyli optymalizując pracochłonność. Wszystko powinno tam być w zasięgu ręki, a stoły powinny zostać dopasowane do specyfiki pakowanego towaru. Dostępne też powinny być wszystkie materiały pomocnicze czy dodawane do paczek, aby zminimalizować czas potrzebny na ich nieustanne uzupełnianie. każdym razem trzeba wybrać odpowiedni system pakowania, wielkość kartonu i sposób ułożenia.

Uwaga. „w jednej operacji?” Czy warto rozdzielać sprawdzanie od pakowania, czy raczej sprowadzić je do jednej operacji? Nie ma jednoznacznej odpowiedzi, to zależy od produktów, ich wielkości i liczby w paczce. Zawsze warto sprawdzić, jak to jest w konkretnej firmie.

Trzeba zadbać, aby łatwo można było powiększyć liczbę stanowisk pakowania, nadążając za fluktuacjami sprzedaży. Potrzebny też będzie system rejestracji procesu pakowania, zintegrowany z WMS, aby można było odtworzyć proces w przypadku gdy trzeba będzie wyjaśnić reklamację klienta.

Towar trzeba zapakować tak, aby był zabezpieczony przed zniszczeniem, pamiętając że tolerancja klienta na uszkodzenia jest mała. Ale też tak, aby paczka była tania w przygotowaniu, a potem w transporcie. Paczki muszą być przygotowane do mało delikatnego traktowania w transporcie przez kurierów. Jednak zbyt dużo wypełniacza podraża wysyłkę, choć zabezpiecza przed zniszczeniem. Paczka powinna się też zmieścić w standardach kurierów.

Uwaga. „wymiary kartonów kurierów”. Bywa, że kurierzy wymagają specyficznych rozmiarów czy wagi kartonów. To ich świadoma polityka i sposób na konkurowanie. To działa jak niestandardowe ładowarki do telefonów, które zmuszają do korzystania tylko z ich rozwiązań. Dlatego może się okazać, że wymienność kartonów da większe oszczędności niż niska cena na dostawę.

W e-commerce opakowania stały się integralnym składnikiem sprzedaży. W efekcie wygląd paczki stał się jedną z warstw produktu. Czasem z pakowaniem może być związana dodatkowa usługa, jak dołożenie czegoś czy pakowanie ozdobne.

Uwaga. „ozdobne pakowanie”. To szczególny rodzaj pakowania. W Internecie trudno o kontakt z klientem, więc każda okazja powinna być wykorzystana. Stawia do wyzwania logistyce, która musi sobie poradzić z dokładaniem do paczek listów, gadgetów, voucherów. Trzeba też umieć zapakować na tyle estetycznie, aby przesyłka mogła być prezentem.

Automatyzacja.

Istnieją różne towary, różne opakowania, różna liczba sztuk w zamówieniu, zdarzają się też duże fluktuacje w sprzedaży. W tych warunkach wciąż można zautomatyzować procesy logistyczne, ale automatyzacja podraża koszt infrastruktury. Do tego traci się elastyczność, choć na korzyść efektywności. Jeśli wolumen wysyłek jest duży, liczony w tysiącach paczek dziennie, a towar w miarę jednolity, będzie się opłacało. Inaczej lepiej robić to mniej automatycznie, ale bardziej elastycznie, a więc w rezultacie taniej.

Uwaga. „ptl – put to light”. To system współpracujący z multipicking. Tu światełko wskazuje, do jakiej paczki należy odłożyć aktualnie sprawdzany produkt. Ten system ułatwia rozsortowanie, ale nie zawsze rzeczywiście przyspiesza przygotowanie paczki.

Rejestracja zużycia materiałów do pakowania.

Gdy jest dużo wysyłek o małych gabarytach, to wyzwaniem stają się materiały do pakowania. W tradycyjnej logistyce wysiłek związany z ich liczeniem (poza paletami EURO) nie był uzasadniony. Teraz to istotny składnik kosztów. Trzeba liczyć zużyte kartony i wypełnienie, a nawet etykiety. Najlepiej nadać im numery SKU i rozliczać jak produkty do sprzedaży, każdorazowo skanując przy wysyłce.

Uwaga. „kartony z nadrukiem”. To dobry pomysł marketingowy, ale wyzwanie dla logistyki. Trzeba dbać o ich odpowiednie stany magazynowe. Jeśli firma używa tylko takich, to nie jest dodatkowy wysiłek. Ale jeśli występują obok takich bez nadruków, to potrzebne będzie zdublowany zapas.

Ważna jest też ekologia. E-commerce wygenerował miliony przesyłek, tworząc nową kategorię odpadów. Trzeba podejść do nich ekologicznie. Zacząć trzeba od biodegradowalnych kartonów czy foliopaków, ale ważne jest też ich wypełnienie i użyta do pakowania taśma. Te firmy, które pierwsze zauważą ten trend mogą zyskać przewagę konkurencyjną „first move advantage”.

Duże fluktuacje sprzedaży.

Sprzedaż online zależy od tego, co zrobi konkurencja i od tego co zrobi sama firma, np. w zakresie promocji. Na to nakłada się duża sezonowość. Magazyn musi się z tym pogodzić i dostosować, co oznacza elastyczne linie przygotowania zamówień i ich wysyłania. Ale nie tylko infrastruktura musi być elastyczna i przewidywać możliwość szybkiej rozbudowy. Ważna jest też elastyczność w zatrudnieniu, a zapotrzebowanie na pracowników może się podwoić z dnia na dzień. Z tego punktu widzenia lepiej powierzyć operacje magazynowe zewnętrznemu podmiotowi. U niego fluktuacje wielu klientów będą się znosić, przez co łatwiej mu zaplanować pracochłonność.

Duże fluktuacje dostaw.

W pogoni za wysoką marżą w e-commerce zdarzają się duże jednorazowe dostawy. Dla tradycyjnej logistyki to nie jest wyzwanie, ona ma przygotowane miejsca magazynowe do przechowywania dużych ilości. E-logistyka z nich zrezygnowała, a musi sobie poradzić. Rozwiązanie może być transportowe. Czasem lepiej zapłacić za przetrzymanie kontenera w porcie czy na terminalu, zamiast zasypywać magazyn towarem, z którym sobie i tak nie poradzi.

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest magazynowanie w ecommerce?

Magazynowanie w ecommerce to proces zarządzania zapasami towarów, które są przechowywane w magazynach specjalnie przystosowanych do obsługi zamówień online. W ecommerce magazynowanie obejmuje także przygotowanie towarów do wysyłki oraz monitorowanie stanu zapasów, co wpływa na efektywność operacyjną sklepu internetowego.

Jakie są kluczowe elementy efektywnego magazynowania w ecommerce?

Kluczowe elementy magazynowania w ecommerce to optymalizacja przestrzeni magazynowej, automatyzacja procesów oraz monitorowanie stanu magazynowego w czasie rzeczywistym. Dzięki temu możliwe jest skrócenie czasu realizacji zamówień i uniknięcie przestojów, co jest kluczowe dla zadowolenia klientów.

Jakie technologie wspierają magazynowanie w ecommerce?

Współczesne magazynowanie w ecommerce wspierane jest przez zaawansowane systemy zarządzania magazynem (WMS), które automatyzują procesy takie jak kompletowanie zamówień, inwentaryzacja czy kontrola jakości. Dzięki tym systemom, sklepy internetowe mogą szybciej reagować na zmieniające się potrzeby rynkowe.

Jakie są najczęstsze wyzwania w magazynowaniu w ecommerce?

Najczęstszymi wyzwaniami w magazynowaniu w ecommerce są zarządzanie dużą ilością towarów, optymalizacja przestrzeni magazynowej oraz zapewnienie terminowej realizacji zamówień. Skuteczne rozwiązanie tych problemów wymaga wdrożenia odpowiednich narzędzi i strategii, które minimalizują ryzyko błędów i opóźnień.

Jakie korzyści przynosi outsourcing magazynowania w ecommerce?

Outsourcing magazynowania w ecommerce pozwala firmom skupić się na rozwoju sprzedaży, podczas gdy zewnętrzny operator zajmuje się logistyką. Przekazanie magazynowania do wyspecjalizowanej firmy zmniejsza koszty operacyjne i pozwala na szybszą realizację zamówień, co przekłada się na wyższą satysfakcję klientów.

Edyta Pogorzelska

Zadzwoń

Napisz maila