Tak właśnie widzi ją wiele firm. Tymczasem logistyka to szersze pojęcie, które obejmuje 3 obszary, a magazynowanie nie jest nawet najważniejsze. Najważniejsze jest zarządzanie zapasem, do czego można dołączyć magazynowanie i transport. Dopiero ta trójca daje cały obraz logistyki. Nie oznacza to jednak, że wszystkie trzy zadania logistyki trzeba samemu wykonywać. Lepiej przynajmniej część z nich powierzyć specjalistom, poczynając od tego , co najłatwiej wykonywać w outsourcingu czyli od transportu.
Patrząc na logistykę w ten sposób, firma może świadomie zdecydować, co chce robić sama, a co zdecyduje się powierzyć innym. Ogólna zasada jest taka, że im bliżej jakiejś funkcji do przewagi konkurencyjnej firmy, tym bardziej należy się zastanawiać, czy można powierzyć ją komuś innemu.
Z drugiej strony, im bardziej specjalistycznego wyposażenia wymaga dana funkcja i bardziej trzeba się znać, żeby ją z sukcesem i efektywnie wykonywać, tym większa tendencja, aby powierzyć ją innym.
Dobrym przykładem są usługi księgowe. Są standardowe, więc trudno oprzeć o nią przewagę konkurencyjną, z drugiej wymaga specjalistycznej i stale uzupełnianej wiedzy. Świetnie się więc nadaje, aby powierzyć tę funkcję innym. A jak jest z logistyką?
Które obszary warto powierzyć outsourcingowi usług logistycznych?
Co do zasady te, które nie należą do unikalnych kompetencji firmy. Zwykle najłatwiej jest z transportem, który wymaga np. samochodów, które co do zasady są standardowe. Jednak jeśli model działania firmy wymaga specjalistycznego transportu np. małych samochodów, lepiej zachować to dla siebie.
Drugim z kolei obszarem który nadaje się do outsourcingu jest magazynowanie. Do niedawna to też była bardzo standardowa usługa. A skoro tak, to można to łatwo powierzyć innym. To się jednak zmieniło. Nieco inaczej jest z magazynami do obsługi sklepów internetowych.
Nie da się zlecić bałaganu
Każda funkcja logistyczna, zanim się ją przekaże innym, powinna, a raczej musi być uporządkowana. To już tworzy barierę dla powierzenia jej innym, gdyż własna firma toleruje własny bałagan, a często nawet nie jest jego świadoma. W najmniejszym stopniu dotyczy to transportu, tam najłatwiej o uporządkowanie. Najwyżej dotyczy to błędów w dokumentach, złego przygotowania przesyłek czy braku koordynacji tego, co trzeba przyjąć czy wysłać.
Z magazynowaniem jest trudniej. Tu obszarów potencjalnego bałaganu jest znacznie więcej, poczynając od błędnego przyjęcia, niejednoznacznego kodowania, nie rejestrowania wszystkich ruchów magazynowych itd. Te błędy wynikają oczywiście z braku wiedzy (to przecież nie jest zawodowy operator logistyczny), ale przede wszystkim wynikają z historii rozwoju firmy i wygody.
Rozwój historyczny. Logistyka rozwija się razem z resztą firmy. Dopasowuje się więc do tego, jaką drogę firma przechodziła, za każdym razem starając się jak najlepiej wykonywać to, czego się od niej oczekuje. Ale z drugiej strony zwykle historia rozwoju jest pokrętna i niejednoznaczna, więc w końcu kształtuje się coś, co jest dalekie od przejrzystości i ustrukturyzowania.
Wygoda. Jeszcze większe znaczenie ma wygoda, dla wielu pracowników ważniejsza niż np. rentowność firmy. W efekcie logistyka akceptuje brak dokumentów, pomyłki czy np. nadmierne dostawy. Sama też stawia na własną wygodę. Przyjmuje tylko duże dostawy, gdyż z małymi jest dużo roboty, nie wysyła w piątek po południu, gdyż trzeba pójść do domu, a także kończy pracę o 15-tej. Tego wszystkiego nie będzie u zewnętrznego operatora.
Ale może bałagan nie jest niczym złym? Złym może nie jest, ale jest czymś bardzo kosztowym.
Najłatwiej powierzyć innym transport. Tu zwykle jest mało elementów, które wyróżniają firmę, za to łatwo to uporządkować. Łatwo też porównać różnych operatorów, aby wybrać jednego.
Transport
Najłatwiej powierzyć innym transport. To bardzo wyspecjalizowany obszar, wymaga posiadania parku środków transportu, którymi przy niewielkiej skali działania trudno zarządzać tak, aby były wciąż w pełni wykorzystane. Ponieważ własny transport obsługuje jednego klienta, w pełni doświadcza też sezonowości sprzedaży i dostaw.
Kiedy warto transport powierzyć innym? Gdy jest to proces standardowy, w ramach ustalonego porządku i procedur. Jeśli jednak firma robi to w jakiś unikalny sposób, np. szczególnie szybko, tanio czy małymi partiami, trudno będzie znaleźć kogoś, kto też to potrafi i to jeszcze taniej.
Drugą w kolejności dziedziną logistyki, którą można powierzyć innym jest magazynowanie.
Magazynowanie
To zarządzanie przestrzenią i pracownikami. Magazynowanie nie zawiera w sobie zarządzania zapasem, tu dominuje postawa, jak jest – trzeba to gdzieś umieścić. Magazynowanie to dość wystandaryzowana usługa, której założenia nie zmieniły się od połowy XIX w. Obowiązuje standaryzacja, wykorzystanie przestrzeni na górnych poziomach do przechowywania zapasu, a dolnego poziomu do tzw. pickingu, czyli przygotowywania zamówień na pojedyncze sztuki.
Skoro coś jest wystandaryzowane, to o efektywności przesądza wolumen – im więcej, tym niższe procentowo koszty stałe. Dlatego outsourcing usług magazynowych stał się powszechny. Zmieniła to dopiero obsługa magazynowa sklepów internetowych, która zmieniła podstawowe założenia.
W obsłudze sklepów internetowych zmienia się podstawowe założenie magazynowania – standaryzowanie. Tu lepiej odejść od standaryzacji, za to lepiej wykorzystać drogocenną powierzchnię na niskich poziomach. Przestrzeń na dolnych poziomach staje się szczególnie cenna, za to przestrzeń na górnych poziomach do przechowywania zapasu – praktycznie zbędne.
Regały zaczęły też dopasowywać się do specyfiki przechowywanego towaru. Już nie zawsze są tu opakowania zbiorcze, nierzadko pojawiają się palety, a często zaczynają się pojawiać pojedyncze sztuki produktów w małych paczkach, które mają przede wszystkim spełniać zadania marketingowe, a nie transportowe. Ubrania pakowane są w przezroczyste worki, aby było widać, co jest w środku, niestety stają się one śliskie i zaczynają wypadać z gniazd.
Priorytetem było do tej pory efektywne wykorzystanie przestrzeni, także na górnych poziomach, a teraz priorytet przesunął się na szybkość kompletowania zamówień, podwójną kontrolę pakowania i rozdzielania zwrotów.
System zarządzania magazynem WMS trzeba dostosować, a często specjalnie napisać, gdyż ma obsługiwać inne priorytety, optymalizować proces zbierania zamówień, rozdzielania zwrotów i zarządzania statusami zwróconych towarów.
Wszystko to sprawia, że trudniej o outsourcing usług magazynowych sklepu internetowego, chyba że powierzy się je operatorowi, który wie, jak się dostosować i jak zarządzać takim procesem.
Jest jednak coś, co jeszcze trudniej powierzyć innym i co zaczyna dotyczyć przewagi konkurencyjnej firmy handlowej. To zarządzanie zapasem.
Zarządzania zapasem
To zarządzanie częścią logistyki zwykle najtrudniej jest powierzyć innym, gdyż jest jej najbliżej do zbudowania przewagi konkurencyjnej. W przypadku zarządzania zapasem trzeba przekazać dostęp do bardzo wielu danych, ale też przekazać dużą część podstawowych założeń działania firmy.
To tak daleka ingerencja w sposób działania firmy, że mało która firma się na to zdecyduje.