Zarządzanie bałaganem w logistyce

Zarządzanie bałaganem w logistyce – jakie są koszty?

Firmy często nie chcą zdecydować się na outsourcing usług magazynowych, gdyż dobrze im z tym, co już mają u siebie. Dlaczego? Gdyż w miarę rozwoju firmy logistyka dopasowała się do firmy, a firma do swojej logistyki. Ale to nie dobrze, tylko wygodnie. Mało która firma optymalizuje swoją logistykę, raczej wymusza na niej, aby służyła innym działom tak, jak one chcą.

Z drugiej strony, jeśli z kolei logistyka zdobędzie silną pozycję i zacznie wymuszać na reszcie organizacji, żeby się do niej dopasowały, skończy się oszczędnościami w logistyce, za to ucierpi cała firma. Jakie jest wyjście? Trzeba zamienić „wygodę” na „interes firmy”. Tyle że w praktyce interesy firmy nie istnieją, istnieje tylko wypadkowa interesów osobistych rozmaitych osób i działów. Działy walczą o budżet, znaczenie i pozycję w firmie, rzadko mając na uwadze łączny interes, rzadko zresztą go widzą, raczej widzą interes własny.

Dlaczego firmy tolerują bałagan?

Z wygody

To efekt tego, że w praktyce funkcjonowania firm osobista wygoda i osobisty interes przeważa nad interesem firmowym.

Dlaczego firmy tolerują bałagan

Wiele firm nie zwalcza bałaganu, gdyż go nie zauważa. Zawsze przecież tak było, było dobrze, to po co to zmieniać.

Z bałaganem też trudno walczyć, gdyż to wyzwanie menedżerskie. Trzeba zmienić zachowania pracowników, a te zmienić bardzo trudno. Czasem trzeba też zainwestować w infrastrukturę, a tu może zabraknąć pieniędzy, może też być wiele celów, na które wydaje się, że lepiej je wydać.

Pozostaje też ogólna niechęć do zmian. Wyeliminowanie bałaganu to zmiana, a zmiana nigdy nie spotyka się z entuzjazmem. Trzeba zmienić to, co robiło się od lat, do czego się przyzwyczaiło, a poza tym nigdy nie wiadomo, czy będzie lepiej.

Ale firma nie powinna tolerować bałaganu w swoim działaniu. Powód nie jest jednak ideologiczny, tylko bardzo trywialny. Bałagan bowiem kosztuje i to bardzo drogo..

Jesteśmy dobrze zorganizowanym partnerem logistycznym

Sprawdź nasze usługi i otrzymaj ofertę współpracy.

Bałagan kosztuje

Tyle, że mało kto jest tego świadomy, bo musiałby w ogóle to sprawdzać, brak mu też porównania do stanu uporządkowania. 4 podstawowe koszty bałaganu to wolniejszy przebieg wszystkich procesów, ich mniejsza wydajność, gdyż potrzeba więcej pracowników, czasu i zasobów. Bałagan odwraca taż uwagę, a jest za to źródłem błędów. Dostawy są źle przyjmowane, nie zgadzają się stany magazynowe, a część towarów w ogóle znika z ewidencji. To zaś sprzyja kradzieżom, magazyn w którym nic się nie zgadza i niczego nie można znaleźć, to idealne miejsce aby pozostać bezkarnym.

Bałagan sprawia także, że np. kradzieże stają się łatwe, a nawet pozornie usprawiedliwione, gdyż przecież i tak cały czas czegoś brakuje. Więc jeden brak więcej i tak nie zrobi różnicy.

W logistyce bałagan zaczyna się już w momencie zamówienia towaru, błędach w przyjęciu, złych czy niepełnych dokumentach, odkładaniu „do wyjaśnienia” kiedyś, jak będzie na to czas. A tego czasu będzie brakować, gdyż bałagan spowalnia procesy.

Wolniejsze procesy

W bałaganie wszystko trwa wolniej. Trudniej jest coś znaleźć, pakowanie trwa dłużej, błędy powodują, że czegoś nie można znaleźć, więc czeka całe zamówienie. To angażuje większe zasoby po stronie obsługi procesów logistycznych, więcej pracowników, sprzętu, miejsca. Ale to także powoduje, że w procesie logistycznym „grzęźnie” więcej towaru, przez co zwiększa się zapas.

Ale wolniejsze procesy to nie tylko mniejsza efektywność. To przede wszystkim opóźnienia w dostawach dla klientów, którzy widzą to np. w ten sposób, że swoje zamówienie otrzymają późno, a często też błędnie. A skoro tak, to w ogóle z niego zrezygnują, a jeśli już zamówili, to nie zamówią drugi raz. A na pewno poskarżą się innym i zniechęcą potencjalnych klientów.

Dlaczego mało kto walczy z powolnością procesów? Gdyż mało kto ma w tym interes. Z punktu widzenia pracowników wystarczy przecież powiedzieć (i pokazać, przecież to fakt) „nie wyrabiamy się”, wtedy przełożeni będą musieli zatrudnić więcej pracowników albo zaakceptować nadgodziny.

Mniejsza efektywność

Procesy nie tylko idą wolniej. Trzeba też w nie zaangażować więcej zasobów.

Mniejsza efektywność to oczywiście więcej czasu, ale też mniej środków, aby przeznaczyć je np. na rozwój. Jeśli ktoś ma duży zapas, to tych pieniędzy zabraknie na otwieranie nowych placówek. Ale też wszystkiego musi być więcej – co ogranicza możliwości, wszystko musi być większe, bardziej ociężałe, trudniejsze do zarządzania.

Odwrócenie uwagi

Bałagan odwraca uwagę od innych spraw. Jeśli np. dostawcy dostarczają za dużo, czasem to, czego nikt nie zamawiał, czy ze zbyt wysokim minimum logistycznym, to i tak nikt nie zwróci na to uwagi.

Bałagan utrudnia też jakiekolwiek zmiany, organizacja staje się ociężała, niesterowalna. A jeśli jednak firma na taką zmianę się zdecyduje, gdyż np. trzeba ścigać się z konkurencją, to bałagan tę zmianę utrudnia.

Bałagan maskuje też prawdziwe koszty, więc firma nawet nie wie, że przepłaca własnym pracownikom. Dlaczego mało komu na tym zależy? Gdyż pracownikom nie zależy na efektywności, tylko na wygodzie.

Błędy

To naturalna konsekwencja bałaganu. Jeśli ktoś się pomyli przyjmując towar, to ten błąd będzie się ciągnął przez cały proces logistyczny.

Ale błędy to może być tylko zaproszenie do czegoś jeszcze gorszego, do kradzieży wewnętrznych.

Kradzieże

Skoro cały czas coś się nie zgadza, czegoś brakuje, czegoś nie można znaleźć, a logistyka raczej skupia się na wyjaśnieniach niż na rozwiązaniach, to prowokuje do kradzieży. Z jednej strony można liczyć że kradzieży nikt nie zauważy, ale też bałagan, szczególnie w procedurach, bardzo ułatwia ich dokonywanie.

Z drugiej strony pracownicy czują się usprawiedliwieni, widząc z jaką niefrasobliwością firma traktuje własny zapas.

Czy bałagan można naprawić?

Można. Ale w ramach firmy będzie trudno, gdyż pozostaje fundamentalny problem wygody i dominacji interesów osobistych. Wyprowadzenie przynajmniej części funkcji logistycznych poza firmę zamieni interes osobisty i wygodę na interes firmy. Ten interes można już teraz zmierzyć, np. porównując różne oferty z rynku.

Zewnętrzny operator logistyczny nie tylko potrafi zamienić wygodę na korzyść dla firmy, ale też potrafi to zwykle zrobić lepiej, gdyż się na tym, i tylko na tym zna. To w końcu dla niego podstawa działalności. Do tego czuje na sobie presję konkurencji, więc musi się starać, inaczej nikt nie skorzysta z jego usług.

Zewnętrzny operator wyeliminuje też bałagan, nie tylko w logistyce, ale i w reszcie firmy. Podpisywanie umowy i uzgadnianie zasad współpracy zmusi do przejrzenia procesów firmy, być może wymusi też zakwestionowanie tych niepotrzebnych, pozwoli też spojrzeć obiektywnie, co z kolei oferują dostawcy i czy tu nie można czegoś poprawić.

Skontaktuj się z nami