Procedury zarządzania magazynem – jak je stworzyć?
Spis treści
To integralna składowa procesu magazynowania, tak samo ważna jak infrastruktura. Procedury określają jak towar przyjąć, jak przechować i jak wydawać. To także zasady inwentaryzacji, szczególnie cząstkowej, zasady jak postępować z uszkodzeniami, stratami czy niezgodnościami. Bardzo ważne są zasady dotyczące postępowania z partiami towaru, np. ze względu na datę ważności. Równie ważne są kartoteki samego towaru. Tu trzeba określić, jakie cechy produktu są rejestrowane ze względu na zasady przechowywania czy wydawania.
Szukasz usługi magazynowania?
Skontaktuj się z naszym biurem mailowo lub zadzwoń.
Wiele firm uważa, że problem procedur rozwiąże za nich system WMS (Warehouse Management System). Przy tym założeniu to system ma zadbać, aby praca w magazynie była zorganizowana, żeby odbywała się wg procedur. To błąd. Kiedyś sprawnie funkcjonowały magazyny bez WMS, w których towar był rejestrowany na papierowych kartach paletowych. Kluczem do organizacji nie jest system tylko procedury. System je przyspiesza, zmniejsza ryzyko błędów i ogranicza pracochłonność, ale nie zastępuje. Dlatego zanim wymieni się WMS na inny, lepiej przejrzeć procedury i to je usprawnić.
Procedury zaczynają się od zasad organizacji pracy. Liczy się to, o której magazyn zaczyna pracę i do której wydaje towar. Ważny jest podział obowiązków i struktura organizacyjna. Trzeba rozliczać czas pracy na każdym stanowisku, ze szczególnym uwzględnieniem rodzaju czynności. Trzeba ustalić kiedy i jak będą ładowane wózki widłowe, kiedy będą ich przeglądy. Ważne są przerwy i spożywanie posiłków tylko w wyznaczonych miejscach.
Część procedur odzwierciedla procesy magazynowe, a część jest narzucona i niewygodna. Działanie pierwszych wymuszają zewnętrzne czynniki, jak dostawa (którą trzeba przyjąć) czy wydanie zamówienia (wymusza je złożenie zamówienie). Magazyn nie ma tu innego wyjścia, musi je wykonać. Tu też jedna czynność „popycha” drugą, wymuszając jej wykonanie, ale i efektywność. Istnieją też procedury narzucone. Magazyn mógłby pracować bez nich, nic nie wymusza ich przeprowadzenia, poza procedurami. Magazyn postrzega je jako uciążliwe, wykonuje niechętnie i tylko pod nadzorem.
Procedury z pierwszej grupy, gdzie „jedna popycha drugą”.
Procedurą pomiędzy odzwierciedlającymi procesy a narzuconymi jest zmiana priorytetów czyli kolejkowanie.
Kolejkowanie dostaw.
Dostawy do magazynu powinny być kolejkowane. Oczywiście w awizacji powinna być godzina dostawy, ale nie zawsze uda się je dotrzymać. Czasem trzeba też zmienić kolejność, ze względu na priorytety. Kolejkowaniem ruchu, także wydań zajmuje się dział „rampa”.
Kolejkowanie zbierania zamówień.
W tym także ich kolejkowanie. Nie da się wszystkiego od razu przygotować, trzeba wybrać priorytety. Magazyn to wprawdzie dział usługowy, więc powinien dopasować się do potrzeb zewnętrznych. Ale też powinien optymalizować zadania. Czasem może zmienić priorytety, aby zwiększyć efektywność, pod warunkiem że nie naruszy to podstawowego założenia obiecanej dostępności towaru. Tym zajmuje się dział administracji magazynu, który ma kontakt z odbiorcami zewnętrznymi, a z drugiej strony widzi obłożenie pracą magazynu.
Procedury dodatkowe.
Nie ma popchnięcia poprzednią procedurą, trzeba zarządzić ręcznie.
Żeby zadziałały procedury odzwierciedlające procesy, wystarczą same procesy. Dla wdrożenia i dopilnowania procedur narzuconych potrzebna będzie organizacja, także organizacja towarów w postaci ich opisów. Takie opis w magazynowaniu nazywa się kartoteką produktu.
Organizacja.
Aby zarządzać procedurami, potrzebna jest organizacja, która pozwoli wykorzystać infrastrukturę i procedury. Warto wydzielić 3 komórki, strefę tranzytu czyli operacje przyjęcia i wydania, strefę przechowywania i przygotowywania zamówień oraz wspierającą administrację.
Kartoteka magazynowa.
W magazynie produkt traci swoje warstwy, a staje się SKU. Jednak to SKU musi jednoznacznie identyfikować towar, jeśli np. towar ma datę przydatności czy numer partii, SKU musi je rozróżniać. Do tego potrzebne będą dane o wymiarach towaru, jego ciężarze, wymiary opakowania zbiorczego, jeśli takie występuje. Ważne też, ile takie opakowanie zawiera sztuk.
To wszystko musi się znaleźć w kartotece produktu, która musi powstać przed przyjęciem towaru. Tę kartotekę powinien prowadzić dział handlowy. To on powinien czuć się odpowiedzialny za jej uzupełnianie. Motywacją może być fakt, że bez aktualnej kartoteki produktu magazyn nie może towaru ani przyjąć, ani wydać.
Nie można zaniedbać procedur bezpieczeństwa, w końcu w magazynie znajduje się towar, często drogi i chodliwy. Tu najlepiej sformalizować ruch pracowników. Powinno być tylko jedno wejście i wyjście, pod nadzorem, do tego powinna miejsce wyrywkowa kontrola bagażu. Przydadzą się kamery umieszone w newralgicznych miejscach, przede wszystkim tam gdzie towar wchodzi i wychodzi. To powinny być kamery z rejestracją obrazu do późniejszego przejrzenia, gdy zajdzie taka potrzeba. Trzeba też ograniczyć poruszanie się po magazynie osób tam nie zatrudnionych, w szczególności kierowców czy pracowników innych działów. Goście powinni zawsze mieć opiekuna, który za nich odpowiada. To ważne choćby ze względu na zasady BHP. Magazyn to miejsce niebezpieczne, więc kaski, widoczność i poruszanie się tylko po wyznaczonych trasach to podstawa. Procedury to także podstawa do zarządzania efektywnością pracowników.
Procedury zarządzania magazynem - najczęstsze pytania
Czym są procedury zarządzania magazynem?
Procedury zarządzania magazynem to zestaw ustalonych działań, które mają na celu usprawnienie procesów magazynowych, takich jak przyjęcia towarów, składowanie, kompletowanie zamówień, inwentaryzacja oraz wysyłka.
Dlaczego tworzenie procedur zarządzania magazynem jest ważne?
Dobrze zaplanowane procedury zarządzania magazynem pomagają zwiększyć efektywność, poprawić organizację pracy i zmniejszyć liczbę błędów w operacjach magazynowych, co przekłada się na lepszą obsługę klientów.
Jakie są kluczowe etapy tworzenia procedur zarządzania magazynem?
Tworzenie procedur zarządzania magazynem obejmuje analizę aktualnych procesów, identyfikację obszarów do poprawy, opracowanie nowych rozwiązań oraz wprowadzenie ich w życie poprzez szkolenia i monitorowanie wyników.
Jakie technologie mogą wspierać procedury zarządzania magazynem?
Nowoczesne technologie, takie jak systemy WMS (Warehouse Management System) czy automatyzacja procesów, znacząco wspierają zarządzanie magazynem, poprawiając śledzenie towarów, kontrolę zapasów i organizację pracy.
Jakie korzyści płyną z wdrożenia zoptymalizowanych procedur magazynowych?
Optymalizacja procedur magazynowych prowadzi do skrócenia czasu realizacji zamówień, lepszego zarządzania zapasami, zmniejszenia kosztów operacyjnych oraz zwiększenia satysfakcji klientów.
Edyta Pogorzelska
Zadzwoń
Napisz maila