Czy warto posiadać własną logistykę?

Logistyka ma część cech przewagi konkurencyjnej. Jest istotna dla Modelu i klienta, na pewno też firma ją ma (inaczej jej Model by nie działał). Ale łatwo ją skopiować, chyba że jest mocno wrośnięta w Model i to Model nadaje jej cechy unikalności. Wtedy powinna być „własna” i trudno ją komuś powierzyć, choć części zawsze można (jak transport czy prowadzenie magazynu).

Ale jeśli logistyka jest tylko pasywną częścią Modelu Biznesowego, może ją wykonywać kto inny. Wprawdzie wykonywanie jej samemu jest zwykle wygodniejsze i bezpieczniejsze, przez kontrolę nad operacjami magazynowymi i towarem, ale dla opłacalności potrzebna będzie duża skala działania i wysokie kompetencje. Wiele zaś korzyści z własnej logistyki jest tylko pozorna.

Uwaga. „czym się różni brat od przyjaciela?” Tym czym własna logistyka różni się od cudzej. Brata się ma i niczego z tym nie da się zrobić, a przyjaciela się wybiera i można go zmienić, choć proste to nie jest, ale przynajmniej jest możliwe.

(1) Wygodniej. Część firm uważa, że z własną logistyką jest im wygodniej. Niektórym dlatego, że unikają procesu porządkowania, niezbędnego przy wyprowadzaniu funkcji na zewnątrz, a niektóre tylko się przyzwyczaiły i nie chcą zmieniać, gdyż każda zmiana to wysiłek.

(2) Bezpieczniej. Robiąc wszystko samemu ma się wrażenie sprawowania pełnej kontroli. Jednak nie ma tu miejsca na plan B. Jeśli zabraknie pracowników czy coś się zepsuje, to nie ma alternatywy. Zaś zawodowy operator logistyczny jest lepiej zabezpieczony przed wypadkami, ma też większą skalę działania. Wynajmując logistykę na zewnątrz, przerzuca się też odpowiedzialność na zewnątrz.

(3) Wyjątkowo. Wiele firm prowadzi własną logistykę, gdyż uważa że ich proces logistyczny jest wyjątkowy i nikt inny nie poprowadzi go tak sprawnie jak oni sami. Pewnie mają rację, ale dla całego Modelu. Jego poszczególne części, w tym logistyka już nie muszą podlegać tej zasadzie.

(4) Taniej. Wreszcie są ci, którzy uważają, że własna logistyka jest tańsza. Tak się wydaje, ale mało kto to liczy i przez to ma pełen obraz wszystkich kosztów. Z wielu firma w ogóle nie zdaje sobie sprawy, a częściej błędnie je kwalifikuje, wpisując w innych liniach niż logistyka, czyli samemu się oszukując.

(a) Brak optymalizacji, głównie kosztów. U źródeł tkwi brak ich świadomości, ale nawet jeśli zostaną uświadomione, to i tak rzadko się je optymalizuje. Nie są zwykle zbyt wysokie, a w ich obronie staje zorganizowana grupa pracowników, którzy bronią swoich przywilejów.

(b) Ogon macha psem. Często reszta firmy musi się dostosować do zasad logistyki. Np. musi korzystać z magazynu centralnego, czy to ma sens czy nie, dostawy przychodzą wtedy i takie, gdy to logistycznie wygodne. Jednostki transportowe dopasowane są zaś do wygody logistyki, pod pozorem uniknięcia uszkodzeń transportowych. 

(c) Czas pracowników. W firmie pracownicy to rzadki zasób. Jednak ich czas nisko się ceni, przecież już są, a co najwyżej narzeka na ich brak. Jednak kiedy zaczyna to być kosztowny czas pracowników zewnętrznej firmy, zaczyna się go dostrzegać i wyżej cenić.

(d) Błędy. W firmie istnieje duża tolerancja dla własnych błędów, za to minimalna dla cudzych. Zaś im dalej od organizacji są ci „inni”, tym tolerancja mniejsza. Błędów własnej organizacji praktycznie się nie poprawia, tylko toleruje, a innym się je wytyka. Tu logistyka jest częstą ofiarą, jej błędy są zauważane i piętnowane natychmiast, a sukcesy niezauważane i niedoceniane.

(e) Koncentracja na problemach. Efektem błędów są problemy. Wtedy firma zamiast szukać szans i możliwości, z mozołem zaczyna te problemy napotykać, definiować, w końcu rozwiązywać. Logistyka jest tu w najgorszej sytuacji, jest na końcu łańcucha Modelu Biznesowego, dlatego musi rozwiązać problemy, które stworzyli wszyscy po drodze.

(f) Bałagan. Jeśli coś długo działa, to wszyscy się przyzwyczaili i dostosowali. A nie zawsze to działanie jest optymalne. Tu nie chodzi o błędy, ale o robienie rzeczy „naokoło”, wielokrotnie, za to w znany i przećwiczony sposób. Jednak kosztów z tego nieoptymalnego działania nikt nie liczy. Tu jednak logistyka jawi się zwykle jako oaza dobrej organizacji. Przecież w dużej mierze oparta jest na matematyce, a ta uczy porządku. Także błędy widać od razu, nie da się ich przykryć czy zamaskować, więc jeśli się pojawią, pojawia się nacisk, żeby je rozwiązać.

Dlaczego warto wynajmować specjalistów? Zrobią taniej, będzie wygodniej, przez co można się skoncentrować na biznesie. Ich skala pozwala na oszczędności i zaawansowane rozwiązania. Zaczyna mieć sens zaawansowany system WMS, automatyzacja procesów czy specjalna infrastruktura. Podobnie jest z kompetencjami logistycznymi. Są rzadkie i żmudne do zdobycia. Ich zdobycie ma sens tylko dla dużego wolumenu, inaczej to przepłacanie za coś, czego się nie wykorzysta.

Wiele firm utożsamia własną logistykę z posiadaniem magazynu centralnego. To jednak tylko część logistyki, poza tym bywa, że to nie efekt wyliczenia korzyści, ale konwencjonalnego podejścia do logistyki. To założenia „musi być dużo towaru”, „towar musi być dostępny od razu”. Posiadanie magazynu to też rodzaj nobilitacji. Ten kto go ma uważa, że awansował do „światowej ligi”. Jednak światowa liga to nie ci, którzy mają półki pod dachem, tylko ci, którzy mają przewagę konkurencyjną.

Własna logistyka też ma konsekwencje. Np. własny czy nawet wynajmowany magazyn zawsze jest za mały albo za duży. To kwestia sezonowości i wzrostu firmy, co oznacza fluktuacje zapasu. Jeśli magazyn jest za mały, to ucierpi sprzedaż, będą też pomyłki. Ale można mieć magazyn „na wyrost”, gdyż koszt nadmiaru powierzchni magazynowej nie jest wysoki? Nie jest, tyle że nie o czynsz tu chodzi. Jeśli magazyn jest za duży, poziom zapasu zaczyna rosnąć. I to niezależnie, jak dobrze nim się zarządza, brak bowiem motywacji aby go ograniczać. Dlatego warto rozważyć powierzenie logistyki podmiotowi zewnętrznemu, będzie lepiej, taniej, wygodniej czy porządniej.

(1) Lepiej. Wykonywanie jakiejś funkcji usługowo, wymaga specyficznej wiedzy, doświadczenia, specjalistycznej infrastruktury czy dużego wolumenu. Inaczej nikt tej usługi nie kupi. Jeśli jednak się to wszystko ma, to pracę wykonuje się lepiej niż ci, którzy dopiero się tego uczą.

(2) Taniej. To konsekwencja „lepiej”. Jeśli firma ma unikalne kompetencje, którym towarzyszy duży wolumen, to potrafi to robić taniej niż ci, którzy to robią okazjonalnie, a zasad dopiero się uczą.

(3) Wygodniej. Dzięki wyprowadzeniu logistyki jako funkcji pomocniczej (z punktu widzenia przewagi konkurencyjnej), odpowiedzialnej za 2-3% kosztów na zewnątrz, firma może skoncentrować się na tym, co dla niej naprawdę ważne i gdzie można zarobić dużo więcej.

(4) Porządek. Nie da się wyeksportować bałaganu i dlatego przed przekazaniem trzeba uporządkować procesy. Zewnętrzny partner nie może pracować w bałaganie, choćby dlatego, że dba o własną efektywność. Nie bez znaczenia są tej dobre praktyki, które na pewno przyniesie. A o ile w bałaganie można jakoś funkcjonować na 80% możliwości Modelu, to tylko porządkiem da się sięgnąć po dodatkowe 20%. Jeśli firma myśli o zarządzaniu magiczną formułą, najpierw musi posprzątać.

Są też efekty uboczne wyprowadzenia logistyki do firmy zewnętrznej.

(1) Zarządzanie formułami. Można zarządzać odwiedzalnością, konwersją i średnią wartością sprzedaży, marżą, płacami czy czynszem. Logistyka wpływa na wszystkie te składniki, choć głównie na składniki kapitału obrotowego, jak zapas czy zobowiązania, ale ma też duży wpływ na marżę.

(2) Oszczędność. Efektem połączenia porządkowania z uświadomieniem sobie kosztu funkcji jest ich uproszczenie, a nawet wyeliminowanie niektórych. Funkcje wewnątrz firmy wydają się darmowe, a nawet jeśli ich koszty są wyliczone, to rzadko poddawane są krytyce, raczej panuje postawa „tak musi być”. Kiedy jednak firma zdecyduje się na powierzenie funkcji komuś z zewnątrz, to logistyka zaczyna kosztować, czemu towarzyszy chęć, aby ten koszt obniżyć.

(3) Przyspieszenie procesów. Oszczędnością jest też przyspieszenie procesów, które nie muszą być tańsze, za to pozwalają szybciej zarobić.