Współpraca z sieciami handlowymi

Typowe problemy przy dostawach do sklepów

Współpraca z sieciami handlowymi

Będą dostawcą do sieci handlowych trzeba się do niej dobrze przygotować, gdyż to trudny partner. Zanim rozpocznie się współpracę z siecią handlową, warto zastanowić się, czego się można spodziewać i przed czym lepiej się zabezpieczyć, a co trzeba rozwiązać. Typowe problemy przy dostawach do sieci sklepów to:

Realizujemy dostawy do sieci handlowych

Skontaktuj się z nami i powierz realizację dostaw ekspertom.

Współpraca z sieciami handlowymi

Terminowość dostaw

  1. Czasem trudno zagwarantować terminowość. W dostawie na czas może przeszkodzić ruch na drodze, pogoda czy inne nieprzewidywalne zdarzenia. Może się też zdarzyć, że towaru zabraknie, z takiej czy innej przyczyny. Szczególnie dotyczy towarów promocyjnych, których powinno być więcej niż zwykle, których być może za mało wyprodukowano. 
    Jak się przygotować? Lepiej takie zdarzenia monitorować i od razu komunikować zleceniodawcy. A jeszcze lepiej zabezpieczyć się przed roszczeniami z takiego tytułu umownie.
  1. Czasem firma dostawcza jest tylko pośrednikiem jako hurtownik czy operator logistyczny. Wtedy korzysta się z dostaw realizowanych przez firmy zewnętrzne, a nad nimi nie ma kontroli. 
    Jak się przygotować? Kontroli nie da się zapewnić, ale da się zapewnić kontrolę nad relacją, zarządzając komunikacją z zewnętrznym partnerem, np. systemem typu OMS (Order Management System).

Standardy jakości

  1. Dostawy podlegają kontroli jakości. Zaś towary, które zostaną uznane za nie spełniające standardów, mogą zostać zakwestionowane lub wręcz zwrócone.
    Jak się przygotować? Lepiej od razu w umowie zawrzeć opis zadawalającej jakości i standardu przeprowadzenia kontroli. Trzeba też określić konsekwencję, zapobiegając dowolności postępowania po stronie sieci handlowej.
  1. Szczególnie ostrożnym trzeba być przy dostawach towarów, które mają określony termin przydatności. Wtedy trzeba z góry określić, ile tego terminu musi jeszcze pozostać dla dostarczanych towarów.
    Jak się przygotować? Precyzyjnie określić w umowie wymagania, ew. proponując zniżkę w cenie, jeśli termin ważności będzie krótszy od wymaganego.

Wymagania dokumentacyjne

  1. Dostarczone z dostawą dokumenty mogą nie wyczerpywać listy wymaganej. Lepiej z góry określić, jakie dokumenty są niezbędne i co dokładnie powinny zawierać. Niezgodność może prowadzić do opóźnienia przyjęcia dostawy, a nawet do jej cofnięcia
    Jak się przygotować? Trzeba przygotować listę wymagań, a najlepiej uzgodnić wcześniej wygląd, miejsce przyklejenia czy dołączenia. Trzeba też ustalić, do kogo te dokumenty muszą trafić, inaczej mogą zaginąć.
  1. Trzeba się upewnić, czy nie jest wymagana etykieta GS1 lub jakaś szczególna, specyficzna dla tej konkretnej sieci.
    Jak się przygotować? Zapytać, a najlepiej ustalić dokładnie, co taka etykieta powinna zawierać.

Nie działająca komunikacja

  1. Informacja może nie docierać do odpowiednich osób. Z góry należy określić, kto i o czym powinien być informowany.
  2. Problemy mogą zaskakiwać, prowadząc do odmowy przyjęcia dostawy, a nawet ostatecznego zakończenia współpracy.
    Jak się przygotować? Tu należy od razu przygotować katalog zdarzeń, które podlegają notyfikacji, a także konsekwencje każdego problemu.

Reklamacje

  1. Trzeba z góry określić, kiedy towaru sieć może nie przyjąć, jakie niezgodności są podstawą tylko do kar, a jakie do całkowitej odmowy dostawy
  2. Najczęstszym powodem jest „nie odpowiada specyfikacji”, dlatego trzeba określić, jak ta specyfikacja wygląda w szczegółach

Limity kosztowe

  1. „Wyżyłowane” przez sieci warunki handlowe nie pozostawiają miejsca na błąd. Dlatego trzeba się zabezpieczyć przed wzrostem kosztów, np. cen transportu, pracowników czy paliwa
  2. Trzeba sobie zostawić więcej czasu na negocjacje. Sieci handlowe lubią negocjować pod presją czasu

Niezgodności ilościowe w dostawach

  1. Trzeba z góry zdefiniować, jakie niezgodności są akceptowalne, jakie wymagają dodatkowych dostaw, a kiedy dostawy można nie przyjąć
  2. Jest to szczególnie dotkliwe, gdyż niezgodności wpływają na dostępność towaru dla klienta końcowego

Wymagania prawne

  1. Z góry trzeba określić, jakie prawne zgody są niezbędne. Dotyczy to dokumentów celnych, wymagań jakościowych czy np. regulacji sanitarnych czy akcyzowych
  2. Trzeba z góry określić, kto jest odpowiedzialny za jakie zgody i jak te zgody mają być dokumentowane

Zwroty

  1. Po akcji często dochodzi do zwrotu przynajmniej części nie sprzedanego towaru.  
  2. Tu przygotowanie firmy na zwrot polega na: 
    1. Wpisaniu do umowy akceptowalnej skali zwrotów (np. maksymalnie 60% pierwotnej dostawy)
    2. Wpisaniu, jak taki zwrot ma wyglądać (czy towar ma być segregowany, jakie uszkodzenia (jeśli w ogóle) są akceptowane, co metkami cenowymi itd.
    3. Ważne jest też jak taki zwrot ma być dostarczony, inaczej przyjdzie całkowicie nie posegregowany. A to generuje dodatkowe i to bardzowysokie koszty
  3. Koszty ew. zwrotów:
    1. Kontrola jakości, dodatkowe dostawy czy zwroty rodzą koszty. Trzeba od razu zdefiniować, kto te koszty ponosi
    2. W szczególności chodzi o koszty odbioru dostawy np. zwrotu nie sprzedanych towarów po zakończonej promocji
    3. Koszty segregacji. Często przyjęcie zwrotu wymaga dużo pracy i uwagi, gdyż sieci handlowe nie mają czasu i ochoty, aby taki towar segregować
    4. Koszty ponownego przygotowania do sprzedaży. Chodzi o odklejenie metek sprzedażowych, czasem przepakowanie, bywa, że drobna naprawa

Edyta Pogorzelska

Zadzwoń

+48 504 703 153

Napisz maila

e.pogorzelska@pro-logis.waw.pl