Kompletacja - co to? Czym jest?

Spis treści

Co to jest kompletacja? To szczególny rodzaj konfekcjonowania produktów, nazywanego inaczej co-packing. Kompletacja zakłada tworzenie zestawów, jednak nie przypadkowych, tylko pasujących do siebie. Słowo „pasujące” warto rozumieć bardzo szeroko, np. może pasować zastosowanie, jak kredki szkolne czy zeszyty albo kosmetyki o uzupełniającym zastosowaniu.

Określenia „kompletacja” używa się też często dla określenia zbierania zamówień logistycznych, szczególnie zamówień e-commerce. Dlatego poszukując informacji na ten temat, warto dodawać do słowa „kompletacja” określenie, czego dotyczy, w postaci frazy „kompletacja zamówień” czy „kompletacja produktów”. Wtedy wyszukując informacji nie popełni się błędu, gdyż często tymi dwoma rodzajami aktywności zajmują się różne podmioty.

Kompletacją zamówień zajmują się magazyny logistyczne obsługujące sklepy internetowe, a te rzadko zajmują się konfekcjonowaniem produktów. Do kompletacji zamówień potrzeba bowiem zupełnie innej infrastruktury magazynowej niż kompletacja produktów. Wysyłki e-commerce wymagają bowiem możliwie ciasno upakowanych regałów, aby zmieścić na jak najmniejszej przestrzeni jak najwięcej SKU. Tymczasem kompletacja produktów wymaga czegoś zupełnie przeciwnego, najlepiej dużo pustego placu, ewentualnie uzupełnionego stołami do kompletacji. Dlatego poszukując informacji czy operatora tej usługi lepiej od razu zdefiniować, o jaki rodzaj kompletacji chodzi, uniknie się wtedy niepotrzebnego wysiłku i straty czasu.

Zacznijmy od kompletowania produktów. Już wiadomo, że potrzebne tu będzie dużo wolnej przestrzeni. A czego jeszcze? Słowo „pasują” stwarza wyzwanie dla logistyki. Układ towaru nie powinien być przypadkowy, a pakowanie zgodne ze z góry ustalonym planogramem.

Szukasz usług kompletacji?

Skontaktuj się z nami i powierz obsługę kompletacji ekspertom.

Przygotowanie specyfikacji.

Liczba zestawów. Od liczby zestawów zależy sposób przygotowania, ile trzeba zarezerwować miejsca na produkty do kompletacji, a także na gotowe zestawy.
Liczba SKU w kompletowanym zestawie. Ta liczba jest kluczowa dla przygotowania miejsca do kompletacji. Dużo SKU to dużo miejsca na placu, gdyż każdy SKU powinien mieć swoje miejsce. Do tego trzeba przewidzieć uzupełnianie stanów w trakcie kompletacji, więc muszą pojawić się drogi komunikacyjne, odpowiednio szerokie, aby przejechał nimi wózek paletowy, tak wyprofilowane, aby mógł zakręcić.
Liczba sztuk w kompletowanym zestawie. Ta liczba wpływa na przygotowanie produktów do kompletacji, inaczej przygotowuje się plac, gdy wkładane są pojedyncze sztuki, a inaczej, gdy każdy kompletowany zestaw zawiera wiele sztuk tego samego SKU. Wtedy produkty często trzeba dowozić, albo więc zgromadzi się je od razu w wystarczającej liczbie, ale to wymaga dużo miejsca, albo trzeba przygotować drożne drogi dojazdowe do uzupełniania zapasu na placu
Planogram. Dla kompletacji to kluczowa fraza, gdyż ona przesądza, jak będzie układany towar. Warto też przygotować instrukcję, w jakiej kolejności układać produkty, a także odpowiednio zaplanować plac z produktami.
Zaplanowanie:
1. Procesu kompletacji. Optymalizacja tego procesu przesądzi o tym, czy kompletacja się uda, ale też czy będzie mieć sens ekonomiczny. Tu potrzeba wiele doświadczenia, ale i w trakcie warto obserwować, czy proces został optymalnie zaplanowany.
2. Oczekiwanej wydajności. Taka zaplanowana wydajność będzie podstawą do osiągnięcia efektywności, ale i do zrezygnowania z pracowników, którzy pracują poniżej oczekiwanego czasu kompletacji. Inaczej będzie nieefektywnie, a kompletacja nie skończy się zgodnie z planem.
3. Czasu trwania akcji kompletowania. Każda akcja kompletacji powinna mieć swój zaplanowany początek, jak i koniec.
4. Co zrobić z zużytymi kartonami. O tym zapomina wiele firm, w trakcie kompletacji pojawi się wiele pustych kartonów. Ktoś musi je składać i utylizować, inaczej zablokują dojazd dla uzupełniania produktów do kompletacji.

Zaplanowanie kompletacji

Niezbędna powierzchnia (na produkty wsadowe, miejsce na gotowe zestawy). Taki plac trzeba przygotować, ale i zaplanować, co ma gdzie stać.
Niezbędni pracownicy. Zwykle kompletacja wymaga dodatkowych pracowników, to krótkookresowe spiętrzenie pracy. Takich pracowników trzeba zorganizować, przeszkolić, ale i na bieżąco nadzorować. Sprawdzać trzeba, czy kompletują zgodnie z planogramem, ale i czy nie przekraczają oczekiwanego czasu kompletacji. Zwykle potrzebny będzie dedykowany brygadzista. Przyda się też przygotowanie do tego, że niektórych pracowników trzeba będzie wymienić. Od razu trzeba to zaplanować.
Miejsce odkładania gotowych zestawów. O tym zapomina wiele firm, przygotowując miejsce na produkty wsadowe, ale zapominając, że gotowe zestawy trzeba gdzieś umieścić. A to gdzie się je umieści zależeć będzie to, czy cała akcja będzie efektywna. Załadunek to część procesu kompletacji i wożenie z drugiego końca magazynu albo szukanie palet na pewno zrujnuje rentowność akcji.

Pozyskanie towaru

Przyjęcie dostawy lub zdjęcie towaru z miejsca przechowywania. Gdy już wszystko zaplanowane, trzeba przygotować towar. Trzeba go przyjąć, jeśli jest dowożony, a jeśli już się znajduje w magazynie, trzeba go zdjąć i umieścić w zaplanowanym miejscu na placu.
Przygotowanie do kompletowania. Czasem może się okazać niezbędne przygotowanie taśmy (jeśli kompletacja to wiele powtarzalnych czynności). Trzeba zrobić odprawę z pracownikami, rozdzielić role i sprawdzić, czy wszyscy zrozumieli.

Proces kompletacji

Sprawdzanie procesu. Proces kompletacji trzeba z góry zaplanować. Im więcej firma ma doświadczenia, tym lepiej to zrobi. Ale i tak trzeba obserwować na bieżąco, jak kompletacja idzie. I jak uczy doświadczenie, zawsze da się coś zoptymalizować.
Sprawdzanie efektywności. Podstawowym wskaźnikiem, który trzeba sprawdzać na bieżąco w trakcie kompletacji, to wydajność. Może się okazać, że rzeczywistość odbiega od założeń, że nie da się tak szybko, a czasem że idzie szybciej niż oczekiwano. To trzeba sprawdzać i korygować założenia akcji, może czasem negocjować zmianę wyceny. Ale to co okaże się na pewno, to że nie każdy pracownik radzi sobie tak samo. Tym słabszym trzeba pomoc, obserwując najlepszych, gdyż ci zawsze coś wymyślą i poprawią. Ale jeśli się nie poprawi, trzeba poprawiać na bieżąco.

Rozliczenie akcji kompletacji

Czas. Akcję trzeba nie tylko zakończyć, ale i rozliczyć. A przede wszystkim trzeba wykorzystać ją jako naukę na przyszłość, żeby kolejna poszła lepiej.
Wydajność. Sprawdzić trzeba, czy kompletacja zamknęła się w zakresie zgodnym z oczekiwaniami, ale też czy średnia wydajność na pracownika była taka, jak oczekiwano, a najlepiej wyższa. Trzeba też sprawdzić, czy kompletacja nie „rozepchała” się nie tylko w czasie, ale i w przestrzeni, zajmując więcej cennego miejsca niż firma planowała.
Liczba produktów. Trzeba sprawdzić nie tylko, ile zrobiono zestawów, ale też czy wykorzystano tyle produktów, ile zakładano. To prosty sposób, aby sprawdzić, czy wszystko poszło zgodnie z założeniami.

A kompletacja zamówień klientów, w szczególności zamówień internetowych?

Złożenie zamówienia. Od tego się zaczyna, od zamówienia. To zamówienie wpływa do magazynu i od tego miejsca zaczyna się od jego odpowiedzialność.
Specyfikacja zamówienia (kolektor lub kartka papieru). Zamówienie ma swoją specyfikę, w tym także czas złożenia. Ta specyfikacja staje się dla magazynu podstawą do wszystkich kolejnych kroków.
Właściwy pojemnik do zbierania zamówienia. Specyfikacja zamówienia definiuje, jakie trzeba wybrać pojemnik do jego kompletacji. Dla małych zamówień wystarczy koszyk, czasem będzie potrzebny wózek, a czasem nawet paleta. Od właściwego wyboru pojemnika zależy efektywność, za mały wymaga kilku przejść, niepotrzebnie za duży zwalnia proces. Jednak rozmiary pojemnika zależy od tego, czy firma działa w systemie kompletacji pojedynczych zamówień czy w systemie multipicking.
1. Kompletacja pojedyncza. Tu jeden pojemnik to jedno zamówienie i jedno przejście w kompletacji. To system łatwy, ale nieefektywny. Przy dużej liczbie zamówień lepiej przejść na multipicking.
2. Multipicking. Tu zbiera się wiele zamówień na raz, optymalizując ścieżkę zbiórki. Tu już trudniej dobierać wielkość koszyka do wielkości pojedynczego zamówienia (wózek do multipicking ma wystandaryzowane pojemniki), ale nadal to możliwe. Warto analizować wielkość zamówień i tak projektować wózki.
Kolejkowanie zamówienia. Nie wszystkie zamówienia są tak samo ważne. Liczy się też, jaki kurier odbiera zamówienie, gdyż ci przyjeżdżają o różnych porach. Dlatego system lub administrator powinien przydzielać zamówienia do kompletacji wg ich pilności.
Ścieżka zbiórki. To klucz do efektywności. Co do zasady, im krótsza, tym lepiej. Tym samym produkty, które szybko rotują, powinny być najbliżej, a te które sprzedają się rzadko, lub wcale, mogą być na samym końcu.
Procedura postępowania przy brakach. Nic nie szkodzi efektywności tak, jak wyjątek. Takim wyjątkiem jest brak na półce, mimo że wg systemu produkt powinien tam być. Wtedy rusza procedura poszukiwania, zawieszona jest najczęściej procedura kompletacji. Takie zdarzenia trzeba rejestrować i eliminować, pilnując poprawności przyjęcia i wersyfikując stany stałą wybiórczą inwentaryzacją.
Pole odkładcze do odstawiania zebranych zamówień. Po zakończeniu kompletacji wózek czy koszyk trzeba odstawić. Tu najczęściej popełniany błąd polega na tym, że pakujący zamiast brać najstarsze zamówienia, biorą te, które są najbliżej. A to oznacza, że starsze zamówienia mogą czekać bardzo długo na spakowanie.
Śledzenie efektywności. Efektywność trzeba nie tylko wymuszać, ale i na bieżąco kontrolować. Każdy pracuje inaczej, często też okazuje się że wiele można poprawić, szczególnie przy optymalizacji ścieżki zbiórki czy w zgodności stanów faktycznych z systemowymi.
Śledzenie skali pomyłek. Śledzenie pomyłek np. jako udział % w liczbie wysyłek pozwoli zidentyfikować obszary, które wymagają poprawy.

FAQ.

Co to jest kompletacja zamówień?

Kompletacja zamówień to proces zbierania i przygotowywania towarów do wysyłki. Obejmuje wybór odpowiednich produktów z magazynu, ich pakowanie oraz przekazanie do dalszej dystrybucji. Skuteczna kompletacja wpływa na szybkość realizacji zamówień i zadowolenie klientów.

Jakie są metody kompletacji zamówień?

Wyróżniamy kilka metod kompletacji, w tym kompletację pojedynczą, grupową i strefową. Wybór odpowiedniej metody zależy od rodzaju asortymentu, wielkości zamówień oraz organizacji pracy magazynu. Nowoczesne systemy zarządzania magazynem (WMS) pomagają zoptymalizować proces kompletacji.

Dlaczego efektywna kompletacja jest kluczowa dla e-commerce?

W e-commerce szybka i dokładna kompletacja zamówień ma ogromne znaczenie. Dzięki sprawnej kompletacji klienci otrzymują swoje zamówienia na czas, co wpływa na ich satysfakcję i lojalność wobec marki. Firmy, które optymalizują proces kompletacji, mogą zmniejszyć liczbę zwrotów i błędów w wysyłkach.

Jakie technologie wspierają proces kompletacji?

Do usprawnienia kompletacji wykorzystuje się nowoczesne technologie, takie jak skanery kodów kreskowych, systemy WMS czy roboty magazynowe. Automatyzacja procesu kompletacji pozwala zwiększyć jego dokładność i przyspieszyć realizację zamówień.

Jakie są najczęstsze błędy w kompletacji zamówień?

Najczęstsze błędy to wybór niewłaściwych produktów, brak weryfikacji zamówienia oraz niedokładne pakowanie. Aby uniknąć problemów, firmy powinny stosować standardowe procedury kompletacji oraz regularnie szkolić pracowników magazynu.

Edyta Pogorzelska

Zadzwoń

Napisz maila