Jakie błędy w etykietowaniu mogą prowadzić do problemów logistycznych?

Spis treści

Dobrze zaprojektowane Etykietowanie to „mały element, który porusza wielką machinę”. Gdy etykieta jest czytelna, trwała i zgodna ze standardami, towar płynnie przemieszcza się przez przyjęcie, kompletację i wysyłkę. Kiedy jednak zawiedzie – pojawiają się opóźnienia, zwroty, kary od sieci handlowych i koszty ukryte w całym łańcuchu dostaw. Poniżej omawiamy najczęstsze błędy oraz podpowiadamy, jak ich uniknąć w codziennej operatyce magazynowej.

Szukasz usług pakowania kontraktowego?

Skontaktuj się z nami i powierz logistykę ekspertom.

1) Nieczytelne lub wadliwe kody (EAN/UPC, QR)

Najbardziej podstawowy problem to Etykietowanie z kodami, których skaner nie potrafi odczytać. Powody? Zbyt mały rozmiar, niski kontrast, słaba rozdzielczość druku, błędny margines „quiet zone” (obszar bez nadruku wokół kodu) lub zbyt błyszczący materiał.

Skutek w logistyce: blokada na bramie przyjęć, ręczne przepisywanie danych, pomyłki w identyfikacji SKU, a dalej – opóźnienia w kompletacji i wysyłce.

Jak temu zapobiec: test próbnego wydruku (tzw. proof), weryfikacja skanowalności na kilku czytnikach, trzymanie się specyfikacji producenta drukarek i standardów GS1.

2) Błędne lub niepełne dane na etykiecie

Etykietowanie bywa źródłem chaosu, gdy na etykiecie brakuje kluczowych atrybutów: numeru partii, numeru zamówienia, daty przydatności (FEFO), wagi, wymiarów czy właściwego SKU. Błąd w jednym polu potrafi uruchomić lawinę reklamacji i błędów w systemie WMS (Warehouse Management System).

Tip: ujednolicona „karta etykiety” (szablon + lista wymagalnych pól) i automatyczne zasilanie etykiety danymi z systemu, zamiast ręcznego wpisywania.

3) Niespójne formaty w różnych kanałach i u dostawców

Zespół może świetnie opanować Etykietowanie we własnym magazynie, ale jeśli dostawcy i podwykonawcy stosują inne formaty, zaczyna się ręczne „dopasowywanie” danych. Brak zgodności z GS1 (GTIN, SSCC) czy standardem sieci handlowej powoduje zwroty i „chargebacki”.

Rozwiązanie: centralna specyfikacja etykiet (wspólna dla dostawców), kontrola jakości na wejściu i wzory etykiet udostępniane partnerom.

4) Złe umiejscowienie i skala etykiety

Etykieta przyklejona na krawędzi, pod folią lub w miejscu, które się ściera – to prosta droga do kłopotów. Etykietowanie powinno uwzględniać, że towar przechodzi przez taśmy, regały, zgrzewarki czy automaty pakujące.

Dobre praktyki:

stałe strefy naklejania (na kartonach i jednostkach logistycznych),
minimalne rozmiary czcionek,
brak „naklejki na naklejce” (stare etykiety trzeba usuwać).

5) Nietrwałe materiały i zła technologia druku

W chłodni, mroźni, w transporcie morskim lub przy wysokiej wilgotności typowe kleje i lakiery nie zdają egzaminu. Etykietowanie wykonane nieodpowiednią taśmą termotransferową albo na papierze zamiast na folii syntetycznej traci czytelność, a to przekłada się na błędy kompletacji.

Co robić: dobrać materiał do warunków (papier/PE/PP, klej permanentny, chłodniczy, odklejalny), pilnować serwisu drukarek i okresowo kalibrować głowice.

6) Brak etykiet jednostek logistycznych (SSCC) i etykiety logistycznej

Bez unikalnego numeru SSCC trudno śledzić palety i przesyłki między lokalizacjami. Etykietowanie bez warstwy logistycznej (etykieta logistyczna: nadawca, odbiorca, waga, liczba paczek, kody 2D) wydłuża operacje na cross-docku i przy przyjęciu w sieci handlowej.

Warto wdrożyć: generowanie SSCC w WMS, druk etykiet logistycznych wraz z dokumentami wysyłkowymi, skanowanie „od drzwi do drzwi”.

7) Brak wersji językowych i piktogramów

Gdy produkt trafia za granicę albo do określonej branży (chemia, kosmetyki, spożywka), Etykietowanie musi spełniać wymagania językowe i informacyjne (np. piktogramy, ostrzeżenia). Ich brak to nie tylko ryzyko zwrotu, ale i kłopot z bezpieczeństwem.

Praktyka: checklisty językowe dla rynków docelowych, zatwierdzanie treści przez dział jakości, kontrola próbki przed produkcją serii.

8) Manualne poprawki i „etykietowe dublowanie”

„Szybkie” doklejanie nowych naklejek na stare to częsty grzech. Taka „kanapka” utrudnia skanowanie i myli system. Etykietowanie powinno mieć jasną procedurę wycofywania błędnych partii etykiet oraz ich niszczenia, aby nie wracały do obiegu.

Skutki błędów: realne koszty w operacjach

spadek wydajności przyjęć i kompletacji,
błędy w wysyłkach (niewłaściwy adresat, paczki bez identyfikacji),
wzrost zwrotów i reklamacji,
kary od sieci handlowych za niezgodny standard,
zaburzenia stanów magazynowych i błędne prognozy.

To wszystko sumuje się w koszty, których można uniknąć, standardyzując Etykietowanie i łącząc je z procesem jakości (QA) oraz WMS.

Jak temu zapobiec – checklisty i automatyzacja

1. Standard GS1 i jeden szablon „master” – stałe pola, hierarchia informacji, wersje dla SKU, kartonu, palety.
2. Integracja z WMS/ERP – dane wpadają na etykietę automatycznie; człowiek nie przepisuje numerów partii.
3. Testy i audyty – cykliczne kontrole skanowalności, testy w różnych warunkach (zimno, wilgoć, taśma).
4. Materiały i druk – dobór nośnika i taśmy do warunków składowania/transportu.
5. Szkolenia – proste instrukcje obrazkowe „gdzie naklejać” i „czego nie robić”.
6. Procedura zmian – gdy zmienia się treść etykiety, wycofujemy stare serie i dokumentujemy wersje.

FAQ: błędy w etykietowaniu a problemy logistyczne

Czym grożą błędy w etykietowaniu w magazynie?

Etykietowanie wpływa na każdy etap obsługi towaru. Nieczytelne kody, brak numeru partii czy daty przydatności to opóźnienia na przyjęciu, błędy w kompletacji, zwroty i kary od sieci. Skutek: wzrost kosztów operacyjnych i spadek jakości obsługi klienta.

Jaki jest najczęstszy błąd w kodach kreskowych i jak go uniknąć?

Zbyt mały rozmiar kodu i brak „quiet zone” (marginesu bez nadruku) obniżają skanowalność. Rozwiązanie: test próbnego wydruku, kontrola kontrastu i weryfikacja na kilku czytnikach. Etykietowanie warto oprzeć na specyfikacji GS1 oraz zaleceniach producenta drukarki.

Jakie dane muszą znaleźć się na etykiecie produktu i kartonu?

Minimum to: poprawne SKU/GTIN, numer partii, ilość, data przydatności (FEFO), ewentualnie waga i wymiary. Dla jednostek logistycznych: SSCC, nadawca, odbiorca. Etykietowanie powinno pobierać te pola automatycznie z WMS/ERP, aby wyeliminować błędy ręcznego przepisywania.

Gdzie naklejać etykietę, aby nie utrudniała skanowania?

Na płaskiej, czystej powierzchni, nie na krawędzi ani pod folią. Ustal stałe „strefy naklejania” dla SKU, kartonu i palety, a stare etykiety usuwaj – „naklejka na naklejce” myli operatorów i systemy.

Jakie materiały i druk sprawdzają się w chłodni lub przy wysokiej wilgotności?

Stosuj folie PE/PP i odpowiednie kleje (chłodnicze/permanentne) oraz druk termotransferowy z dobraną taśmą. Regularnie serwisuj i kalibruj głowice drukarek. To poprawia trwałość i czytelność etykiet w trudnych warunkach.

Czym jest SSCC i dlaczego jest ważny?

SSCC (Serial Shipping Container Code) to unikalny numer jednostki logistycznej, najczęściej palety. Umożliwia śledzenie „od drzwi do drzwi”, przyspiesza przyjęcia i redukuje pomyłki. Dobre Etykietowanie palet z SSCC skraca czas operacji i ogranicza koszty.

Co zrobić, gdy na towarze są dwie różne etykiety?

Zdejmij błędną etykietę, anuluj ją w systemie i wydrukuj poprawną wersję. Unikaj „doklejania” na wierzch – warstwy zwiększają ryzyko błędów podczas skanowania i utrudniają identyfikację partii. Wprowadź prostą procedurę wycofywania wadliwych serii.

Edyta Pogorzelska

Zadzwoń

Napisz maila