Dlaczego doświadczenie w copacking jest istotne przy przygotowaniu standów?

Nie da się odpowiedzialnie przygotować oferty na co-packing, a już w szczególności na formowanie standów bez doświadczenia. A jeśli jakaś firma się na to jednak zdecyduje, to problemy pojawią się zaraz po rozpoczęciu zlecenia. Dlatego doświadczenie jest niezbędne?

Znaczenie doświadczenia zaczyna się od przygotowania oferty tak, aby nie trzeba jej było zmieniać (podwyższać) w trakcie. Ale doświadczenie jest tak samo ważne dla efektywności działania i terminowości. A tu jest tak wiele zmiennych elementów, że bez doświadczenia to będzie tylko zbiór pobożnych życzeń.

Szukasz partnera copacking do przygotowania standów?

Skontaktuj się z nami i powierz przygotowanie standów specjalistom.

Przygotowanie oferty:

Czy firma ma „wolne okienko”?

Firmy usługowe nie potrafią magazynować swojego produktu czyli usługi. A to oznacza, że mają tendencję do brania więcej zleceń niż są w stanie obsłużyć. To taki rodzaj magazynu, tyle że po stronie zleceniodawców. W efekcie zlecenia się opóźniają, pojawiają się błędy, cierpi efektywność.

Dla „nowej” firmy na rynku to nie problem, ale doświadczona wie, że z czasem obróci się to przeciw niej. Dlatego zanim podejmie się zlecenia, najpierw sprawdzi, czy potrafi się z niego wywiązać. To ważny, a rzadko uwzględniany element złożenia oferty. Zdolność do wykonania to jednak nie tylko ilość pracowników, ale też zdolności do wyładunku, załadunku i przechowania towaru przed, w czasie i po zakończeniu akcji co-packing.

Co to ma być.

Ważny jest asortyment, czy są to małe produkty czy duże, czy standy są małe, czy całopaletowe. Dla co-packing ma znaczenie, czy towar przyjdzie na paletach, ile tam będzie warstw i jaki będzie ciężar, czy palety można piętrować czy trzeba je przechowywać w jednej warstwie. Jeśli zaś towar ma przyjść luzem, np. w kontenerach z Dalekiego Wschodu, trzeba to uwzględnić tak w pracochłonności, jak i w czasie wykonania.

Termin wykonania.

Ważne jest kiedy towar przyjedzie, a to wcale nie oczywiste. Często część towaru powstaje bowiem czasem właśnie tylko na potrzeby danej akcji, więc i tu może nastąpić poślizg. Jeśli np. producent ma wykonać kilka rodzajów towaru na akcję, to działa sekwencyjnie, wykona najpierw jeden, potem drugi. A potrzebne będą wszystkie i to na raz.

Produkty nadmiarowe.

Dobrze jest przygotować nieco więcej produktów i standów, niż wynika to z zaplanowanej akcji. Te nadmiarowe produkty zostaną po akcji zwrócone, ale jeśli się okaże, że czegoś dostarczono za mało czy coś się uszkodziło, nie wstrzyma to całej akcji co-packing.

Rodzaj zlecenia.

Akcje mogą mieć różny charakter, mogą to być standy, mogą być pudełka czy umieszczenie produktów w opakowaniach handlowych. Tu trzeba mieć doświadczenie, ile taka praca może zająć czasu, ale nie tylko sama operacja, to stosunkowo łatwo zmierzyć, ale ile zajmą też czynności dodatkowe, jak dostarczanie towaru do stanowisk co-packing, odbieranie gotowych standów czy sprzątanie. Ważne jest też przygotowanie gotowych standów do załadunku i czas, jaki ten załadunek może zająć.

Rodzaj zlecenia.

Jak ma być podzielona praca?

Chodzi o to, jaki uczestnik procesu ma wykonać jaką część pracy. Może tak być, że jedna firma zleci zadanie, druga wykona standy, trzecia wyprodukuje standy, czwarta spakuje, a piąta przewiezie. Jeśli jest tak wielu uczestników tego procesu, gdzieś może coś nie zagrać, coś może zostać przekłamane w komunikacji, coś się może opóźnić. Tu pomoże doświadczenie w organizacji procesu, wiedza co i gdzie może nie zadziałać.

Osoby kontaktowe.

Trzeba wyraźnie wyznaczyć obszary odpowiedzialności każdego partnera, ale też osoby do kontaktów. Te osoby powinny być doświadczone, ale trzeba też uzgodnić awaryjny sposób komunikacji, czasem też wieczorem czy w weekend.

Negocjacje.

Oferty zwykle są negocjowane. Ale trzeba wiedzieć co można negocjować, a czego nie, właśnie dla dobra akcji co-packing.

1. Firma bez doświadczenia nie wie, gdzie istnieje możliwość negocjacji, a czego nie można w żaden sposób odpuścić, gdyż skończy się to porażką akcji.
2. Doświadczenie przydaje się też, aby zarekomendować zmiany czy modyfikacje, co może przyspieszyć lub uczynić tańszym cały proces. To bardzo cenne doradztwo, może zupełnie zmienić efektywność akcji.

Wykonanie zlecenia.

Zlecenie trzeba zaplanować.

Przygotować zasoby – w postaci pracowników, miejsca na co-packing ale i na przechowywanie towaru, jak i gotowych standów. Trzeba zaplanować, jak ma być prowadzony proces, w postaci linii czy w postaci stanowisk gniazdowych. Każda z tych metod ma swoje zalety i wady, doświadczenie podpowie, co wybrać.

Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej.

To kluczowe – akcja bez doświadczonego brygadzisty się nie uda. Brygadzista zaplanuje akcję w szczegółach, wybierze pracowników, rozdzieli im zadania, ale też potrafi od razu zidentyfikować, kto sobie nie radzi. Ważna jest też krzywa uczenia, każdą akcję można nieco usprawnić, a tu nic nie zastąpi doświadczonego oka brygadzisty.

Forma wynagrodzenia.

Trzeba ustalić z pracownikami, jak ma wyglądać wynagradzanie. Czasem sprawdzi się norma i stałe wynagrodzenie, czasem płaca akordowa. Tu nie ma jednego dobrego rozwiązania, za każdym razem trzeba dobrać formę wynagrodzenia do akcji.

Zorganizowanie otoczenia.

O efektywności akcji co-packing decyduje nie tylko sprawność samego procesu przygotowania standów, ale w co najmniej takim samym stopniu to, jak zostanie przygotowane otoczenie. Gdzie znajdują się produkty, same standy, gdzie będą składane, jak długa jest ścieżka dostarczania, a jak długa ścieżka odbierania. Ważne jest też zarządzanie odpadami, które w krótkim czasie mogą zablokować drogi dojazdowe. To wszystko jest nawet ważniejsze niż akcja pakowania standów, wymaga też większego doświadczenia.

Pierwszy dzień.

Pierwszy dzień akcji jest kluczowy. To moment, gdy sprawdza się wszystko to, co zostało wcześniej zaplanowane. Czasem też może się okazać, że trzeba wymienić niektórych pracowników, nie każdy nadaje się do wszystkiego.

Przechowywanie gotowych standów.

To element pomijany, a kluczowy. Źle przechowywane standy czy takie, który przechowywane są na zbyt małej przestrzeni mogą ulec uszkodzeniu.

Wysyłka.

To ostatni etap, ale zaczyna się jeszcze na etapie przygotowania standów w copacking. To tu zdecyduje się, gdzie wylądują gotowe standy, czy do pakowania trzeba je będzie z trudem wyjmować z odległego miejsca, szczególnie jeśli w międzyczasie zostaną zablokowane produktami do kolejnej akcji.

Dostawy.

Gdy standy są już gotowe, trzeba przygotować wysyłkę.

To wcale nie takie proste, bo akcja co-packing ze standami może się nie udać, jeśli wysyłki się opóźnią, lub, co już jest najgorszą wersją, zostaną odesłane ze względu na nie spełnienie wymogów.

Uwzględnić wymagania sieci.

Każda sieć handlowa ma swoje wymagania. Dotyczyć to może naklejek, wysokości palet, liczby warstw. Każda ma też swój podręcznik dla dostawcy, ale czytanie takiego podręcznika wcale nie jest łatwe. Trzeba mieć doświadczenia, na co trzeba zwrócić szczególną uwagę, nie wszystko jest też tam napisane, a na pewno nie wszystko jest tam jasne.

Notyfikacja.

Dostawy trzeba potwierdzić u osób odpowiedzialnych i otrzymać od nich potwierdzenie. Wtedy przychodzi czas na zamawianie środków transportu i przygotowanie harmonogramu wysyłek (a taki harmonogram musi powstać).

Zamówienie środków transportu.

Lepiej, jeśli zrobi to magazyn świadczący usługę copacking. Jeśli kto inny, zacznie się przerzucanie odpowiedzialności, że samochód przyjechał niezgodnie z harmonogramem. Samochody mogą mieć uszkodzoną podłogę, być za niskie, za duże albo za małe, najczęściej niezgodne z wytycznymi obsługiwanej sieci.

Edyta Pogorzelska

Zadzwoń

Napisz maila