Jak szukać magazynu do obsługi sklepów internetowych?
Szukając usługowego magazynu do obsługi swojego sklepu internetowego warto sporządzić sobie listę najbardziej pożądanych cech. To pomoże od razu odrzucić tych, którzy nie wchodzą w grę, sporządzić „krótką listę”, a w końcu dokonać ostatecznego wyboru.
Co jest ważne?
Ważne jest dotychczasowe doświadczenie operatora, szczególnie z tym rodzajem towaru którym sami handlujemy. Liczy się doświadczenie z integracją systemów informatycznych, ale także bliskość do biura.
Wszystko jest ważne. Ale czy coś jest ważniejsze? Tak, ze względu na specyfikę logistyki sklepów internetowych.
Na co warto zwrócić szczególną uwagę?
Doświadczenie. Wielu operatorów logistycznych świadczących usługę magazynową dla sklepów internetowych zaczynało od tradycyjnego magazynowania. Tymczasem obsługa e-commerce ma zupełnie inną specyfikę.
Dominuje pick-up. E-sklepy rzadko posiadają duże zapasy towaru. Raczej są to małe ilości, za to oferta bywa bardzo szeroka. Tym samym liczy się wykorzystanie przestrzeni na poziomie 0 i +1, za to przestrzeń u góry, zwykle optymalizowana w tradycyjnej logistyce nie ma właściwie znaczenia.
W organizacji magazynu najważniejsza jest optymalizacja drogi jaką przebywa pracownik przy zbieraniu zamówienia, a także przy rozkładaniu zwrotów.
Specyficzne regały. Ogólną zasadą tworzenia regałów magazynowych od 200 lat jest ich uniwersalność. Stąd standardowe palety, wózki widłowe, środki transportu czy doki w magazynach. W logistyce sklepów e-commerce jest inaczej. Tu najważniejsze jest jak najlepsze wykorzystanie przestrzeni na niskich poziomach, szczególnie dlatego, że wiele produktów występuje w magazynie i na półkach w ilości zaledwie kilku sztuk.
Ważne jest zabezpieczenie towaru przed wypadaniem towaru z półek (często są to pojedyncze sztuki, nie zabezpieczone opakowaniem zbiorczym, za to w śliskiej torbie lub pudełku).
Liczy się także łatwość identyfikacji towaru, gdyż łatwo się tu pomylić. Najlepiej jeśli towar od razu widać i identyfikować optycznie, ale też gdy łatwo go zidentyfikować przy pomocy skanera i kodu kreskowego. Pomyłka to największy wróg magazynów dla e-commerce.
Znaczenie ma czy operatorowi logistycznemu łatwo zmienić liczbę przechowywanych SKU, gdyż tu można oczekiwać dużych fluktuacji. Tu liczy się elastyczność systemu gniazd, tak samo jak elastyczność systemu informatycznego, który musi sobie z ty poradzić.
Duża sezonowość. I to zarówno sezonowa, jak i tygodniowa oraz dzienna.
Operator logistyczny musi być przygotowany do obsługi takich pików sprzedaży. Musi zatrudniać odpowiednio dużo pracowników albo mieć system jak ich pozyskać, gdy pojawi się taka potrzeba.
Specyficzny WMS. Ten WMS powinien pozwalać zbierać wiele zamówień na raz. Równie łatwe powinno być rozkładanie towarów ze zwrotów, także w trakcie wykonywania operacji magazynowych.
Obsługa zwrotów. W szczególności rejestrowanie operacji i łatwość wyszukiwania konkretnego zwrotu. Zwroty przede wszystkim nie zawsze są awizowane, często są w środku towary od innego dostawcy, a zawsze trzeba sprawdzić w jakim stanie przyjechały. Tu trzeba być przygotowanym na spory z klientami, którzy czasami próbują zwrócić towaru uszkodzony czy używany.
Mając na uwadze specyfikę logistyki handlu internetowego, warto zadbać o to, aby w umowie o współpracy pojawiły się szczególne zapisy.
Co warto uwzględnić w umowie?
Na pewno jest ich wiele, ale są też pewne szczególne zapisy, o których warto pamiętać.
Częste inwentaryzacje. Tu klient nie toleruje pomyłek. Jeśli coś zamówił, oczekuje że to dostanie. Dlatego jeśli liczba produktów spadnie poniżej pewnej granicy, np. 3 sztuki, od razu ta ilość powinna być potwierdzana.
Postępowanie ze zwrotami. Zwroty przychodzą w różnym stanie, często bez żadnej awizacji, a nawet identyfikacji. Operator powinien umieć sobie poradzić z sytuacją, gdy przyjdzie paczka nie wiadomo od kogo, bez specyfikacji co jest wewnątrz, a także po rozpakowaniu okaże się, że towar jest w złym stanie.
W przypadku zwrotów standardem są też spory z klientami, którzy mają własną wersję tego co wysłali i w jakim stanie. Przyjęcie zwrotów
Duża sezonowość. To po prostu rzeczywistość i operator musi umieć sobie z tym poradzić. Oczywiście trzeba się z nim podzielić z nim dotychczasowymi doświadczeniami, ale tu musi pojawić się jego odpowiedzialność za wysyłki na czas, jeśli sezonowość nie przekroczy pewnego z góry ustalonego poziomu.
Integracja z systemem magazynowym WMS. To właściwie standard, ale są też pewne szczególne cechy. Integracja powinna umożliwiać wymianę danych w trybie on-line, powinna także integrować system z kurierami i radzić sobie ze zwrotami. Etykiety powinny pojawiać się w trybie automatycznym i dopasowywać do tempa pracy operatora.
Szybkość wysyłek i przyjmowania dostaw. Nie tylko sprzedaż jest sezonowa, to samo może dotyczyć także dostaw. Jeśli kontener oczekuje na przyjęcie kilka dni, to w tym czasie cierpi sprzedaż. Musi pojawić się zapis, ile czasu potrzeba na przyjęcie zamówienia.
Duża liczba małych ilości SKU. To specyfika logistyki sklepów internetowych. Tu wiele produktów występuje w małej liczbie, więc trzeba też do tego dopasować systemy magazynowe, system zbierania zamówień, ale też rozkładania zwrotów, gdyż nie przyjęty zwrot uniemożliwia jego sprzedaż, a często to mogą być ostatnie sztuki.