Warto. A jest po temu wiele powodów. Można zawsze wynająć tyle powierzchni, ile akurat potrzeba, mieć tylu pracowników, ilu potrzeba, robić to w najlepszy możliwy sposób, najlepszym możliwym sprzętem, wspieranym dedykowanym i dobrze wdrożonym systemem informatycznym. Będzie szybciej, pewniej, a paradoksalnie także taniej.
Wynajęcie usługi magazynowej opłaci się z wielu powodów
Dla firmy która ma inny profil działalności, logistyka jest tylko uzupełnieniem głównego obszaru aktywności. Oczywiście ważnym, ale tylko wspierającym. Dlatego wszystkie wysiłki firmy, tak w kompetencjach, wyposażeniu czy priorytetach kierują się ku podstawowej działalności. A reszta działa tylko o tyle, o ile musi, a nie o tyle, ile powinna, czy tym bardziej o tyle, o ile by mogła.
(1) Priorytety. Dla każdej firmy logistyka jest ważna. Ale dla tych które np. coś sprzedają to jednak tylko funkcja wspierająca. Już tu widać sprzeczność interesów i jeśli np. trzeba wybrać czy kupić system do zarządzania sprzedażą czy do zarządzania magazynem, to wygra (i słusznie) sprzedaż. Bez niej firmy w ogóle nie będzie i to tu zarabiane są pieniądze, wszędzie indziej się je traci.
Gorzej jednak, gdy logistyka firmowa zaczyna mieć własne interesy (a najczęściej ma). Wtedy stara się wykazać, np. oszczędnością kosztów, w następstwie zaczyna być tania (np. dostawy są rzadko, a minimum logistyczne znaczne), cierpi jednak na tym ogół firmy. Tu nie ma stosunku klienta, jak w firmie zewnętrznej. Logistyka stara się narzucić swoje zasady reszcie firmy, z korzyścią dla swojego partykularnego interesu, za to ze szkodą dla całej firmy.
(2) Procesy logistyczne. Logistyka jest podstawową działalnością tylko dla operatorów oferujących obsługę logistyczną firm. Dla wszystkich innych to funkcja pomocnicza, która najczęściej kształtuje się wraz z nią. W toku tego rozwoju procesy logistyczne się komplikują, w miarę jak rozwija się sama firma. Po pewnym czasie kończy się gąszczem skomplikowanych procesów, w dodatku trudnych do zmiany, gdyż ściśle powiązanych z resztą firmy. Te procesy rzadko są optymalne, raczej to efekt ewolucji historycznej.
Procesy logistyczne w firmach handlowych czy produkcyjnych zapewniają przede wszystkim wygodę pozostałym działom, a ich koszty rzadko są prawidłowo liczone. Zwykle nie wszystkie koszty się uwzględnia, nie uwzględnia się też wpływu na inne działy, np. przez ograniczanie ich możliwości.
W efekcie logistyka firmowa raczej akceptuje bałagan jaki panuje w firmie niż stara się go uporządkować. Możliwe jest też zjawisko przeciwne, to logistyka wymusza na firmie wygodne dla siebie rozwiązania.
(3) Wielkość magazynu. Własny magazyn zawsze jest za mały albo za duży. Z jednej strony to efekt fluktuacji biznesu, który ma miejsce prawie zawsze, ale też wzrostu (oby nie spadku) sprzedaży czy zakupów. Magazyny mają to do siebie, że są jakieś i trudno zmienić to, jakie są. Przede wszystkim są gdzieś zlokalizowane, ale też mają swoją wielkość. Nawet jeśli są zlokalizowane w parkach logistycznych, to trudno o sytuację, że tuż obok czeka wolny magazyn, do tego o takiej wielkości, jaka jest akurat potrzebna. W efekcie firma albo płaci za dużo za infrastrukturę logistyczną, która wcale nie jest jej potrzebna albo wręcz ogranicza swoją działalność, gdyż jej infrastruktura okazuje się (zwykle chwilowo, choć to niewielkie pocieszenie) niewystarczająca.
(4) Obsługa magazynu. Te same zastrzeżenia co wielkości powierzchni magazynu dotyczą zatrudnienia. Tu załoga jest na ogół stała, a przecież zakupy i sprzedaż podlegają fluktuacjom. Jest więc raz za wiele osób, a kiedy indziej ich brakuje. Wtedy wszyscy przychodzą pomagać, co wprawdzie buduje relacje w firmie, ale przecież ci pracownicy mieli wcześniej swoje zajęcia, których obecnie nie wykonują. W efekcie pracowników jest wciąż albo za dużo, albo za mało, a pomoc ogranicza działanie innych działów firmy.
(5) Kompetencje. Dla firmy, dla której logistyka jest tylko uzupełnieniem działalności trudno jest o specjalistów z danej dziedziny, a jeśli nawet uda się takich pozyskać, to rzadko są oni nieustannie szkoleni i poddawani weryfikacji przez różnych klientów. W dodatku zarządzanie pracownikami w magazynie to zupełnie co innego niż zarządzanie np. zespołem handlowców czy kupcami. Rzadko jest tak, że firma ze wszystkim radzi sobie tak samo dobrze, a jeśli sprzedaje, to handlowcy są dla niej ważniejsi. W efekcie logistyka zwykle jest dość zaniedbanym działem w firmie, który działa o tyle, o ile musi, a nie o tyle, o ile jest to optymalnie.
(6) Wyposażenie. Tu już chodzi nie tylko o to, że zawodowy operator z założenia inwestuje w najnowsze wyposażenie, gdyż to podstawa jego biznesu, więc jest to dla niego najważniejsze. On także na bieżąco śledzi rozwiązania i stara się je wprowadzać, gdyż to zwiększy jego efektywność i konkurencyjność.
Część wyposażenia to opakowania, w szczególności do wysyłek pojedynczych produktów. Firmy handlowe czy produkcyjne zwykle przygotowują opakowania zbiorcze, dobrze chroniące produkty, za to całkowicie nieelastyczne jeśli chodzi o mniejsze przesyłki. W efekcie dostawy są ograniczone tylko do opakowań zbiorczych.
(7) System IT. System IT dla logistyki to bardzo wyspecjalizowane oprogramowanie. Kosztuje drogo, więc mniejszym graczom nie opłaci się go instalować. Jeszcze większe wyzwanie stanowi prawidłowe wdrożenie i wykorzystanie wszystkich możliwości. Jeśli ktoś robi to tylko dla siebie, długo zwleka z zakupem, a potem jeszcze dłużej wdraża i na ogół nie wykorzystuje wszystkich możliwości.
Jeszcze gorzej, gdy firma po zakupie takiego oprogramowania próbuje je za wszelką cenę dostosować do tego, jak działa obecnie. Powtarzając wszystkie błędy i wymuszając dotychczasowy sposób współpracy z resztą firmy. Tymczasem oprogramowanie logistyczne nie tylko oferuje zarządzaniem towaru w magazynie, ale też optymalizuje procesy logistyczne.
(8) Współpraca ze spedycją. Towar nie tylko trzeba zmagazynować, ale też wcześniej przyjąć a potem wydać. To wymaga współpracy z firmami transportowymi. Firmy handlowe czy produkcyjne rzadko zmieniają operatorów transportowych, choćby dlatego że to dla niej uciążliwy
Prawie każdy z powyższych elementów wygląda zupełnie inaczej w przypadku zewnętrznej obsługi logistycznej.
A jak to jest w przypadku outsourcingu usług magazynowych?
W przypadku zawodowego operatora logistycznego wiele rzeczy wygląda inaczej. Obsługuje on wielu klientów jednocześnie, co pozwala mu elastycznie przenosić zasoby, pracowników czy miejsce na regałach tak, aby obsłużyć piki sprzedaży czy dostaw. Ze względu na skalę działania stać go też na najnowsze i najskuteczniejsze rozwiązania, w tym profesjonalny i co ważne także dobrze wdrożony system zarządzania magazynowaniem towarów.
Skoro jest tak wiele przemawia za wynajęciem zawodowego operatora do obsługi magazynowej czy szerzej do obsługi logistycznej, to czemu nie wszyscy z niej korzystają? Panuje przekonanie, że „samemu będzie taniej”. To prawda do momentu, gdy policzy się wszystkie koszty, a mało kto robi.
A może chodzi o koszty?
Powszechnie sądzi się, że operator logistyczny jest droższy niż własna logistyka. Tak jest, ale tylko wtedy kiedy nie liczy się wszystkich kosztów.
(1) Zwolnienie procesów. Ze względu na braki w wyposażeniu, choćby systemu informatycznego wszystkie operacje trwają dłużej. To przekłada się na straty w sprzedaży, choć bardzo trudno oszacować utraconą w ten sposób sprzedaż.
(2) Wsparcie reszty organizacji. To wsparcie na co dzień, kiedy organizacja dopasowuje się do chęci i do możliwości logistyki. Szczególnie widać to w momentach kryzysu, gdy wszystkie ręce wzywane są na pokład, kosztem pozostałych zadań w firmie.
(3) Dopasowanie organizacji do logistyki. Czyli zamawianie tylko tyle, ile się zmieści, wtedy, gdy oni mają czas i oczekiwanie na to, kiedy będą mieli czas, aby przyjść dostawę. Pakowanie całych opakowań zbiorczych lub pogodzenie się z uszkodzeniami transportowymi.
(4) Zaburzenie działania organizacji. To także dopasowanie organizacji do logistyki, ale kryzysowe, kiedy np. przyjdzie duża dostawa, albo właśnie nie przyjdzie.
(5) Uszkodzenia transportowe. Brak doświadczenia, brak priorytetów czy wyposażenia, choćby profesjonalnych, prowadzą do uszkodzeń w transporcie. Trudno je jednak rozliczyć, gdy dział logistyki jest „swoim” działem tej samej firmy.
(6) Minimum logistyczne. Firmy sprzedają opakowania zbiorcze, gdyż tak jest im wygodniej. To z jednej strony dobrze, gdyż zwiększa to zapas u odbiorców, a więc i ich zakupy, ale też traci się w ten sposób wielu klientów.
(7) Zarządzanie bałaganem. Bałagan kosztuje, ale jego koszt bardzo trudno wyliczyć. Własna logistyka toleruje, a nawet wspiera bałagan. Tu priorytetem jest wygoda, a nie efektywność.